Как адаптация новых сотрудников может сделать вашу клинику особенной?

При грамотном подходе адаптация для новых сотрудников занимает время, но всегда окупается!

Время – это та роскошь, которую, как убеждены менеджеры многих ветеринарных больниц, они не могут себе позволить, особенно когда дверь, через которую входят новые сотрудники, все время то открывается, то хлопает у них за спиной. Но что, если на секунду остановиться и задуматься о том, не вышло ли так, что именно отсутствие грамотно продуманной адаптации для «новичков» и стало для вашей клиники причиной того, что кадровики все время вынуждены искать новых специалистов в вашу команду?

Сегодня поговорим о практической реализации новой программы адаптации или о «модернизации» той программы, которая уже действует в клинике. Признавайтесь, как у вас обстоят дела с этим?

Давайте начнем с ваших самых первых шажков. Занимает ли ваша программа адаптации больше одного дня? Если ваш ответ «да», значит, вы уже выделяетесь из толпы, причем в лучшую сторону! В конце концов, все организации в отрасли неизбежно конкурируют не только за клиентов, но и за замечательных специалистов, которые могут заполнить собой ваши вакантные должности. К тому же, на процесс поиска кандидатов и собеседований уходит просто неимоверное количество времени и энергии. Так что не дайте им сгореть понапрасну, распрощавшись с новым сотрудником уже в первые пару недель на работе.

Что говорят опросы?

Следующая статистика была получена по результатам соцопроса среди людей, которые уволились с новой работы в первые полгода после найма:¹

• 23% считают, «что более конкретные и четкие инструкции по выполнению должностных обязанностей» помогли бы им сохранить работу;
• 21% хотели бы, чтобы работодатель организовал для них «более эффективную подготовку»;
• 9% не хватило «внимания от своих руководителей и коллег»;
• Около трети респондентов признались, что адаптация для них вообще не проводилась или проводилась чисто условно;
• 15% респондентов сообщили, что отсутствие эффективного процесса адаптации стало одним из факторов, которые убедили их уйти с работы.

Во многих ветеринарных клиниках адаптация новых сотрудников сводится к заполнению нескольких стандартных анкет и краткой экскурсии по клинике, где человека на ходу знакомят со случайными членами команды, которые проходят мимо по своим делам. После «новичка» передают в руки коллег, которых могли и не предупредить о том, что это его первый день на работе. Более того, многие ветеринарные больницы могут сразу же «вытолкнуть» нового сотрудника вести прием в клинику и ждать от него, чтобы он мгновенно освоился в совершенно незнакомой среде без какой-либо помощи или подсказок со стороны.²

Так как же вам произвести на нового специалиста первое впечатление, после которого он захочет остаться с вами надолго?

Пошаговая адаптация

Вот немного полезной информации, которая либо поможет вам разработать свою собственную новую отличную программу адаптации новых сотрудников. Либо придаст вам мотивации продолжить то, что вы уже начали.

Тем не менее, тут также стоит отметить, что для обеспечения долгосрочного успеха команды ваши специалисты по человеческим ресурсами должны разрабатывать индивидуальный план адаптации для каждого нового сотрудника в зависимости от сочетания должности и личностных особенностей человека.

Перед днем 1

Ориентация – это первый этап любой программы адаптации. Это процесс начинается с первого собеседования и, как правило, длится вплоть до первого рабочего дня.

До первого рабочего дня вышлите новому сотруднику информацию, когда и куда нужно приехать, кого спросить и какую одежду надеть. Сообщите всем прочим членам команды о том, что сегодня на работу выходит новый человек. Сразу скажите им, как зовут нового сотрудника. Члены команды будут чувствовать себя неловко, когда вы будете представлять им новичка, а они даже не знали, что была вакансия. С другой стороны, выражение шока и удивления на лицах новых коллег – это далеко не самое лучшее первое впечатление, которые вы можете произвести на «новичка». Помните, первое впечатление действительно много значит!

День 1

В первый день не стоит нагружать нового сотрудника первой попавшейся работой (даже если в будущем человеку предстоит выполнять множество обязанностей). Первый вводный рабочий день стоит полностью отвести под бумажную работу, ориентацию и знакомство с новой средой. Если день выдался не слишком стрессовым и загруженным, можно попробовать назначить нового сотрудника на работу в клинике. Да, конечно, все мы прекрасно знаем, что ситуация может измениться в любой момент, и «аврал» может внезапно наступить тогда, когда его совсем не ждали, но вы хотя бы будете знать, что сделали со своей стороны все возможное, чтобы первый рабочий день прошел для нового человека максимально комфортно.

Когда новый человек в первый раз приезжает на работу, контактное лицо (как правило, это тот человек, который проводил собеседование, то есть менеджер) должно быть на месте весь день, чтобы при необходимости ответить на вопросы и оказать необходимую помощью. Согласитесь, ветеринарный техник, которого, скорее всего, в первые же пару часов вызовут в операционную на экстренный случай с животным, которого сбила машина, это далеко на самый лучший «наставник», который поможет нормально освоиться в первый рабочий день. Это явно не то хорошее первое впечатление, которые вы хотите произвести.

В идеале ответственный менеджер должен лично показать новому сотруднику, как правильно заполнять обязательную документацию, ознакомить его с руководством для персонала, провести расширенную экскурсию по больнице, обсудить вопросы безопасности и познакомить с другими членами команды. Этот же человек должен выдать «новичку» все ключи, коды, пароли и обсудить все прочие стандартные рабочие моменты, которые помогут человеку почувствовать себя частью команды. Что самое главное, в первый рабочий день «новичку» будет с кем вместе сходить на ланч!

Наконец, следует подробно рассказать новому человеку о своих ожиданиях и о том, что ему предстоит делать в процессе дальнейшей адаптации. В идеале полная программа адаптации должна занимать около шести месяцев или больше. Так, следует пройтись по должностным требованиям, задачам, особенностям корпоративной культуры, графику тренингов и специфике вашей «программы наставников».

Первый месяц

Одним из ключевых первый шагов в адаптации нового сотрудника станет назначение так называемого «наставника». Многие компании, не только ветеринарные клиники, давно обнаружили, что так называемые «программы наставничества» для новых сотрудников позволяют снизить текучесть кадров и повысить эффективность труда.³ Когда вы назначаете специального человека, который будет работать вместе с «новичком» и помогать ему освоиться, вы тем самым помогаете новому сотруднику построить отношения в коллективе и заодно даете ему возможность задать все интересующие его вопросы человеку, который сможет на них ответить.

Помимо чисто технической подготовки, «новичка» также стоит познакомить с общей политикой больницы. Сюда относится корпоративная культура, все организационные моменты, философия бренда, миссия и ценности организации. Расскажите о ваших ожиданиях, о том, как работают механизмы обратной связи с руководством, как измеряется эффективность труда, и какие карьерные перспективы и возможности открываются перед членами команды.

После этого следует очертить и начать конкретную программу подготовки. Одним инструментом в этом направлении является использование так называемых «СМАРТ-целей»⁴, которые позволяют обеим сторонам четко формулировать свои представления и ожидания, а также следить за соблюдением сроков.

Отличным инструментом станут и периодические встречи с руководством для подтверждения того, что сотрудник, с одной стороны, справляется со своими рабочими обязанностями, а с другой стороны, доволен своими условиями труда.

Первые три-шесть месяцев

В этот период следует и дальше регулярно поддерживать двустороннюю связь с сотрудником и контролировать выполнение поставленных задач («СМАРТ-целей»). Если человек столкнулся с трудностями, стоит своевременно выявить проблемные области и при необходимости помочь новому сотруднику преодолеть возникшие сложности.

Первый год

Как мы все прекрасно знаем, обучение – это всегда непрерывный процесс. Не стоит тешить себя мыслью, что всего через полгода на работе новый человек уже полноценно вписался в вашу команду. Необходимо и дальше регулярно поддерживать обратную связь с «новичком». Следить за тем, чтобы все обещания, которыми вы обменивались на этапе трудоустройства, были выполнены как с его стороны, так и с вашей. Не забывайте периодически обсуждать ожидания и цели, чтобы быть уверенным в том, что все движутся в правильном направлении. И, конечно же, не забывайте о других членах команды! Если держать человека в неведении, он неизбежно начинает испытывать отторжение и обиду. Если другие члены команды не понимают, каким именно образом «новичок» должен вписаться в общую картину, впоследствии это может вылиться в серьезные проблемы. Проследите, чтобы все остальные члены команды, в особенности коллеги, которым предстоит тесно взаимодействовать с новым сотрудником, были в курсе ваших намерений и планов.

Прозрачность и общение особенно важны в самом начале процесса, однако это отнюдь не значит, что то или другое магическим образом теряет свою важность после первого года трудоустройства.

Учитываем индивидуальные предпочтения

Помимо корпоративной культуры клиники, при разработке программы адаптации для новых сотрудников следует принимать во внимание как специфику должности, так и сугубо индивидуальные факторы, такие как личные черты характеры. Хотя на первый взгляд, это звучит невероятно сложно, мы можем начать постепенно, условно разделив ваших соискателей на несколько категорий в зависимости от личных предпочтений и опыта (отчасти в зависимости от возраста).

Знание личностных особенностей нового человека (к примеру, психологические опросники Myers-Brigs, True Colors, DISC и так далее) поможет всей вашей команде лучше понимать, как данный конкретный человек будет действовать и реагировать в разных ситуациях, а также как ему будет проще обрабатывать новую информацию. К примеру, интроверту для того, чтобы работать продуктивно, нужно больше личного пространства, в то время как экстраверту будет проще справляться с обязанностями, когда есть возможность параллельно болтать с коллегами.

Само собой разумеется, невозможно глубоко изучить личность нового сотрудника в первые несколько недель работы, но по мере того как вы будете лучше узнавать «новичка», процесс адаптации можно будет лучше «подогнать» под индивидуальные особенности его характера.

Разница поколений

Еще один эффективный способ сделать процесс адаптации «новичков» более индивидуальным – это учесть разницу поколений. Сегодня в одной и той же организации одновременно могут работать представители пяти разных поколений⁵ – еще один мощный довод в пользу того, чтобы отказаться от единого стандартного шаблона при разработке программы подготовки и адаптации новых сотрудников.

Бэби-бумеры (родились между 1946 и 1964)

Как правило, это люди, которые проработали в разных организациях много лет и, вероятно, не раз проходили через различные процессы стажировки, подготовки и адаптации. Такие люди предпочитают более персонализированное общение и хотят, чтобы им дали больше автономии в том, как делать свою работу. Такие люди серьезно относятся к своим результатам и поставленным целям. Но им нужно больше свободы для того, чтобы прийти к поставленной цели своими собственными путями. Вкратце, чтобы эффективно руководить такими людьми, просто не мешайте им делать свою работу.

В то же время реализуйте надежную программу мониторинга и контроля результатов. Подробно объясните таким людям, какие технологии им придется использовать, выделите им необходимые ресурсы и представьте их коллегам, у которых при необходимости можно обратиться за советом.

Поколение X (родились между 1964 и 1981)

Эти специалисты построили свою карьеру в эпоху, когда больше внимания стало отводиться оптимальному балансу между работой и личной жизнью. Это поколение намного менее склонно «хранить верность» одной конкретной компании, чем их предшественники. Чтобы построить оптимальные отношения с такими людьми, говорите с ними прямо, но всегда давайте возможность высказать свое мнение и свои пожелания. Люди этого поколения хотят четко знать, что происходит в организации, какое место отведено им в общей картине, и для выполнения поставленной задачи предпочитают работать независимо.

Программы наставничества и коучинга, как правило, оказываются наиболее эффективным именно для людей этого поколения. Им намного проще «включиться» в проект и продуктивно работать, если четко расписать и изложить им свои цели и ожидания.

Поколение Y / миллениалы (родились между 1982 и 1995)

Миллениалы – это то поколение людей, о которых в последнее время принято говорить больше всего, и это отнюдь не просто так. Ожидается, что в ближайшие два года около 50% всей рабочей силы в США придется именно на поколение Y. Причем к 2030 году эта цифра, согласно прогнозам, вырастет до 75% (по оценкам Бюро трудовой статистики США от 9 октября 2018 года).

Они верят в успех, хотят видеть четкие показатели своего прогресса/неудачи, получать от руководства прямую и содержательную обратную связь. В плане общения такие люди отдают предпочтение системам мгновенного обмена сообщения, таким как СМС. Кроме того, миллениалы воспитывались в достаточно мультикультурной среде и хотят знать, что то, что они делают, имеет значение. Наконец, эти люди ценят правильный баланс между работой и личной жизнью даже больше, чем поколение Х.

Для людей из поколения Y традиционные стратегии ориентации и адаптации зачастую являются менее эффективными. А социальный опыт и так называемая «игрофикация» представляются им более интересными и привлекательными. Молодые люди из этого поколения часто осознают свою нехватку профессионального опыта и ищут возможности для развития навыков, получения конструктивной критики и карьерного роста.

Наиболее эффективными инструментами во взаимодействии с поколением Y окажутся четкие планы выполнения проектов и регулярная двусторонняя связь с руководством.

Поколение Z (родились в середине 1990-х или начале 2000-х)

Люди этого поколения, самым старшим из которых сейчас исполнилось лишь 22 года, только занимают свое место в структуре трудовых ресурсов. В целом, складывается впечатление, что поколение Z продолжает тенденции, заложенные миллениалами, и еще больше полагаются на современные технологии. В конце концов, мы говорим о людях, которые выросли в полноценную эпоху цифровых и мобильных технологий.

Заключение

Разработка и реализация насыщенного, индивидуально подобранного процесса адаптации для новых сотрудников может показаться сложной и изматывающей задачей. Но это не обязательно должно быть именно так. Хотя никаких гарантий здесь давать невозможно, хорошая программа адаптации несет в себе множество преимуществ. В первую очередь, таким образом вы даете своему новому сотруднику непосредственную возможность добиться успеха. Вы возводите фундамент, который не только позволит человеку наработать необходимые технические навыки, но и придаст «новичку» уверенности в том, что он сможет успешно справляться с поставленными рабочими задачами, равно как и чувство того, что он вносит свой вклад в корпоративную культуру организации.

Серьезная, грамотно продуманная, целенаправленная программа адаптации новых сотрудников поможет вашей компании укрепить свои позиции за счет уменьшения текучести кадров и повышения степени удовлетворенности ваших сотрудников своей работой.

Производя хорошее первое впечатление и инвестируя дополнительное время и ресурсы в начале трудовых отношений, вы значительно повышаете шанс того, что человек останется с вами надолго. А разве возможность сохранить прекрасного специалиста не стоит того, чтобы затратить на это чуть больше вашего времени и энергии?

Да, это жизнь, и хорошие специалисты иногда уходят даже из самых лучших ветеринарных клиник по разным уважительным причинам. Но вы можете сделать то, что от вас зависит, производя хорошее впечатление с самого начала, и снижая риск того, что хороший человек уйдет от вас по причинам, которые, на самом деле, напрямую зависят от вас и от вашей воли.

Разработайте свою собственную отличную программу адаптации, отказавшись от шаблонного подхода. Так вы выделите себя из толпы конкурентов, став особенным работодателем, способным привлечь и удержать самые лучшие и квалифицированные кадры!

Ссылки:

1. Адаптация новых сотрудников как ключ к удержанию квалифицированных кадров. Общество управления человеческими ресурсами. Рой Маурер. 16 апреля 2015 года. bit.ly/2a82Qjm
2. Перспективы в сфере адаптации новых сотрудников. А у вас есть план действий? Динн Паулиш, магистр наук, дипломированный специалист по финансовому планированию, дипломированный ветеринарный техник. 6 июня 2019 года. bit.ly/2YwlBYa
3. Как создать программу адаптации новых сотрудников для разных поколений. Clear Company. Сарра Поллок. bit.ly/2H6swwv
4. Установка целей и смена приоритетов. Ветеринарный блог CATALYST VetPC. 27 августа 2018 года. bit.ly/2KCdC1E. Рабочая схема СМАРТ-целей. bit.ly/2POegxE
5. Подкаст: Объединяемся: разрыв в пять поколений. The John Maxwell Company. 9 января 2019 года. bit.ly/2KkqJFM