Как избежать воровства в клинике


На форуме сайта Ветмедикал владельцы ветеринарного бизнеса затронули волнующую тему — как избежать воровства в клиниках. Тема хоть и неприятная, но очень важная. Ведь от такого, к сожалению, не застрахован никто. Поэтому мы решили подключиться к обсуждению и дать несколько рекомендаций, как контролировать подобные ситуации.

Чтобы свести риск воровства к минимуму, нужно правильно организовать работу в клинике.

Несколько полезных советов:

  • Если вы не пользуетесь специальным софтом, разработанным для ветеринарии, желательно такую программу завести. Если же она у вас уже есть, продумайте, как ваша программа сможет вам помочь в этом деле. Программа поможет привести в порядок финансы и материальные ценности, дисциплинировать персонал.
  • Если вы работаете с ветеринарным софтом, делайте это правильно. Если позволяют возможности клиники, важно чтобы была стадийность в процессе приема пациента и каждый из сотрудников выполнял свою функцию и дублировал это в программе. Например, регистратор записал клиента на прием, врач его принял, создал медкарту и счет, а регистратор или кассир принял от клиента деньги. Все эти данные вносятся в программу. Плюс для клиники — чем больше людей наблюдают за процессом, тем меньше вероятности, что кто-то решится на обман и проведет клиента в обход кассы.
  • В клинике должно существовать четкое разграничение: кто имеет дело с деньгами. Так, крайне важно, чтобы врачи или ассистенты не брали денег с клиентов. Во-первых, они сами не будут чувствовать психологической нагрузки, озвучивая цены на услуги; а во-вторых, это сведет к минимуму риск манипуляций с деньгами и стоимостью тех или иных услуг. Идеальный вариант, когда врач или ассистент заполняет счет или медкарту, а регистратор принимает деньги. Так появляются два независимых друг от друга шага, которые легко проверить. 
  • Люди, имеющие дела с денежными операциями в клинике, должны быть материально ответственными. С ними подписывается соответствующее соглашение. Это, в свою очередь, предусматривает психологическую и юридическую ответственность человека, который берет в руки деньги. Они обязаны выдавать клиентам чеки — таким образом всегда будет возможность проверить оплату за определенный период в кассовом аппарате и в программе. 
  • Важно правильно организовать работу с кассами. Регулярно, желательно в конце каждой смены, закрывать кассу и сверять выручку. Если на кассе работает несколько человек, при передаче кассы также проверять выручку по программе с реальными деньгами в кассе. Сделайте 2 смены в 1 день. Сверяться за полдня гораздо легче, чем за полный день.
  • Видеонаблюдение за кассами. Это реальный способ, который будет стимулировать кассиров делать все по правилам.
  • Выбирайте программу, которая сможет уведомлять владельца клиники о подозрительных операциях сотрудников. Попыток мутить воду будет меньше. 

 

Как Ветменеджер поможет предупредить воровство в клинике

 

А вот несколько советов для пользователей программы Ветменеджер, как с помощью нашего софта можно свести к минимуму риск воровства в клинике.

Как в идеале выглядит посещение клиники? Клиент пришел с питомцем (или заранее запланировал визит) — регистратор направил его на прием к врачу — врач заполнил медкарту и выписал необходимые препараты — регистратор выбил счет — клиент его оплатил. Все эти действия прописаны в программе, и если регистратор внес эти данные, всю информацию мы сможем увидеть: клиент сначала попадает во вкладку “Ожидают” и в Календарь (плюс для врача: он заранее видит, сколько у него пациентов), а потом попадает во вкладку “Принятые”, а в модуле Счета с помощью блока фильтров мы сможем найти и его счет. Поэтому нужно приучать сотрудников правильно работать с программой Ветменеджер.

Но как быть, если клиента попросту не вносят в программу? Чтобы предупредить такое развитие событий, можно воспользоваться советом, описанным на форуме сайта Ветмедикал. Один из пользователей рекомендует, к примеру, вывесить объявление о том, что без выданного счета клиент вправе не оплачивать услуги. Распечатанный счет — это два в одном: удобство для клиента, ведь он может посмотреть, какие услуги и товары оплачивает; и, конечно же, профилактика проведения клиентов “мимо кассы”. Это также предупредит ситуацию, когда, допустим, регистратор создал счет на 500 рублей, а с клиента взял 1 тысячу рублей.

Понимая, что не очень удобно и экономно печатать счета на листе формата А4, мы придумали решение, как в программе Ветменеджер настроить печать счетов через термопринтер (об этом мы расскажем нашим пользователям чуть позже).

Счета в Ветменеджере до закрытия кассы можно редактировать — сделано это из-за того, что никто не застрахован от ошибок: вбили неверную сумму или клиент не рассчитал свои средства — причины могут быть разные. В любом случае информация о созданном счете останется в программе, как и о том, какие операции проводили с этим счетом — откатывали или удаляли.

Далее, чтобы проконтролировать действия со счетами, можно настроить уведомления. Настраивайте sms или e-mail рассылку по событиям (например, удаление или откат счета), которая будет приходить только вам. В таком случае вы будете знать о важных операциях, которые совершают со счетами ваши сотрудники. Ну а зная о контроле, нечистый на руку сотрудник трижды подумает, прежде чем совершать махинации со счетом.

Кроме того, следить за счетами вы можете из модуля Счета — воспользовавшись фильтром, вы сможете увидеть все счета: оплаченные, неоплаченные, удаленные. Всю информацию также можно будет найти, просмотрев историю действий в программе.

Нужно правильно вести работу с Кассами — регулярно закрывать кассу и перепроверять реальную выручку с данными, внесенными в программу.

Если вы организуете работу клиники через модуль Склад, это позволит следить за приходом и расходом товаров путем проведения инвентаризации. Таким образом вы сможете заметить пропажу каких-либо препаратов.

А как борются с этим неприятным явлением в вашей клинике? Что думаете по этому поводу? Делитесь идеями в комментариях к этой статье. Возможно, что-то из предложенного вами мы сможем реализовать в программе Ветменеджер.