Есть ли жизнь без специализированных программ

Компьютерные технологии в ветеринарных клиниках важны, это бесспорно. Но обязательно ли для этого нужна специализированная программа? Неужели нельзя обойтись без платного софта?

Давайте смоделируем работу клиники, для управления которой будет использоваться только бесплатный софт, и посмотрим, насколько это удобно и вообще возможно. Пусть в клинике на компьютерах стоит операционная система Linux и бесплатный аналог Microsoft Office — LibreOffice (Microsoft Office для коммерческого пользования — штука довольно недешевая, да и версия Windows в клиниках должна быть не домашней, а профессиональной). От программного обеспечения в нашем случае будем требовать минимум — вести электронную базу клиентов, привязывать к клиентам электронные медкарты, вести журнал приема и журнал работы сотрудников (для начисления им зарплаты), составлять счета для клиентов.

Ведение базы данных клиентов

Как можно организовать в наших условиях ведение базы данных клиентов? В пакете LibreOffice есть программа LibreOffice Base, в которой можно создать базу данных. Дело это не совсем простое, нужно продумать, какие таблицы будет содержать база данных, и какие поля будут в этих таблицах. В самих таблицах надо указать свойства полей. Потом надо будет прописать связи между таблицами. Лишь после создания структуры базы данных можно будет приступать к ее заполнению. В общем, без знания принципов построения СУБД тут не обойтись. Кто хочет попытаться создать такую базу данных — Google в помощь.

Кстати, заполнение базы данных — дело тоже не самое простое. Можно, конечно открывать все таблицы в базе вручную и добавлять данные, но лучше создать форму для ввода данных, это упростит введение данных тем пользователям, которые не сильно дружат с компьютером. Но создание формы тоже требует определенных знаний от пользователя.

Можно вести базу данных пользователей в таблице, пользуясь аналогом Microsoft Excel, но в таком случае получится очень широкая таблица, которой будет неудобно пользоваться — попробуйте ввести в одну строку ФИО клиента, вид животного, породу, кличку, адрес клиента, телефон, электронную почту, данные о скидках и т. д. А использование двух или более таблиц, которые будут помещаться на экране — проблематично, потому что трудно связать их между собой.

Электронные медкарты

Медкарта по сути — это просто документ с записью каких-либо сведений о пациенте. Поэтому электронные медкарты можно вести аналоге Microsoft Word — LibreOffice Writer. На каждого клиента создаем отдельный файл — это будет медкарта, а новые записи добавляем в этот файл на новую страницу.

А теперь самое интересное — как связать медкарты с базой данных клиентов? Ведь просто необходимо хранить все записи в медкарте (это история болезни) и иметь возможность легко находить нужный файл.

Приходит в голову самая простая идея — в одном из полей базы данных указывать путь к файлу медкарты и при контакте с клиентом искать данные о нем в базе и открывать по указанному адресу медкарту.

Сами медкарты нужно хранить в отдельной папке, и желательно в названиях файлов указывать ФИО клиента и кличку питомца (в противном случае, если вдруг в базе произойдет сбой, никто никогда не сможет выяснить, к какому питомцу относится та или иная медкарта).

Кстати, если говорить про безопасность и сохранность данных, то использование в качестве медкарт файлов Writer с этой точки зрения — весьма ненадежное дело. Представьте себе, что какой-то не очень умный или не очень добрый сотрудник удалит вам старые записи в файле или, что еще хуже, сам файл (про самое страшное — удаление всех файлов не будем говорить). Что делать в этом случае? Восстановить данные часто практически невозможно. Конечно, можно раз в неделю копировать все данные медкарт на флешку или внешний жесткий диск, но ведь надо это дело всегда держать в голове!

Журнал приема

Журнал приема можно везти в аналоге Microsoft Excel — LibreOffice Calc. Создаем таблицу, в колонках которой можно будет указывать ФИО клиента, питомца, дату приема, цель обращения, исход приема, фамилия врача. Регистратор в клинике (или врач) должен будет вручную добавлять данные в эту таблицу при каждом новом приеме. Немного усложнит дело, если нам будет нужна возможность, чтобы данные о приеме мог вносить любой сотрудник (ведь сразу несколько человек могут вести прием). Но об этом немного ниже.

Составление счетов для клиентов

Это дело довольно трудно реализовать, если в клинике отсутствует специализированная компьютерная программа. Но в принципе нет ничего невозможного. Сначала нужно создать прайс-лист на товары и услуги клиники. Для этого лучше использовать отдельную базу данных, потому что искать товары и услуги в таблицах неудобно. А создание базы данных с прайсами — дело такое же сложное, как и создание базы данных клиентов, и даже немного сложнее: в базу данных клиентов не часто требуется вносить изменения в данные конкретного клиента, а цены на товары и услуги часто меняются.

Составление самого счета можно делать в LibreOffice Writer, заранее создав соответствующий шаблон. Но это дело непростое — придется сначала найти товар или услугу в прайсе, скопировать название, потом открыть шаблон счета, вставить туда название, указать количество, цену, ответственного за счет и т. д. В общем, для осуществления всех этих процедур надо довольно неплохие навыки использования компьютера.

Журнал работы сотрудников

Журнал работы сотрудников может иметь различный вид, в зависимости от условий работы и фантазии руководителя. Если все сотрудники работают строго пять дней в неделю, и смена — восемь часов, а зарплата у них не зависит от количества обслуженных клиентов,— то учет работы сотрудников можно и не вести. А в противном случае необходимо составлять расписание работы (здесь, скорее всего, опять поможет LibreOffice Calc), отмечать, когда сотрудник пришел на работу и когда ушел, как-то учитывать, сколько клиентов было обслужено и на какую сумму им были выставлены счета. Можно продумать более или менее успешно работающую систему учета, но дело это непростое, к тому же эту систему должны понимать абсолютно все сотрудники клиники, в противном случае она не будет работать.

А теперь усложним задачи

Итак, с основными моментами электронного документооборота в клинике мы разобрались, кажется, бесплатный софт предлагает довольно неплохие возможности для этого. Но если в клинике не один врач (который и владелец, и администратор, и продавец), то нужно настроить локальную сеть, чтобы все сотрудники имели доступ к базе данных клиентов, к медкартам и т. д. Для этого потребуется немного денег и хороший сисадмин. Но следует учесть, что навряд ли получится одновременно вносить изменения в один файл (например, журнал приема), а это довольно неудобное дело — кто-то забыл закрыть файл, и нужно бегать по всей клинике и искать виновного. Сводить в конце смены файлы от каждого сотрудника — очень неудобно и связано с большим риском ошибок.

А еще свободный доступ всех сотрудников ко всей базе клиники (иначе и быть не может — они же должны искать и редактировать медкарты, вносить данные о клиентах и т. д.) — это довольно серьезный риск. Ведь не факт, что все сотрудники — продвинутые пользователи ПК (да и на старуху бывает проруха), и они весьма легко могут нажать клавишу Del в каком-то довольно критическом месте, и тогда… В общем, слово “неприятный” довольно мягко описывает эту ситуацию.

А теперь представим, что нам надо прозванивать клиентов, которые должны прийти на повторную вакцинацию. Как это делать? Вести еще одну базу данных для прозвонов? Так это надо каждый день в нее заглядывать, она же не будет выдавать напоминания о прозвоне. А если забыл или сотрудник, ответственный за прозвоны заболел? А если прозванивать должен не один человек, а все врачи — и не только по поводу вакцинации, но и по многим другим вопросам?

Усложним наши задачи еще — попробуем вести в электронном виде складской учет. Думаю, каждый себе представляет, что это гораздо сложнее ведения базы данных клиентов.

А если у нас в клинике аптека и несколько касс?

А если мы хотим рассылать клиентам сообщения?

А если нам надо настроить систему акций и скидок?

А если…

Качество жизни

Один пациент разговаривал с врачом по поводу предстоящей операции, и тот предлагал ему, если есть возможность, сделать операцию в Западной Европе. Пациент спросил: “А что, если сделать здесь, я не буду жить?” Врач ответил: “Жить-то будешь, но качество жизни…”

Есть ли жизнь без специализированных программ для ветеринарных клиник? Есть, конечно, но качество жизни…

***

Нет смысла руководителю клиники становится полупрограммистом (хотя это и не лишний навык), тратить массу времени на изучение различных программ и требовать того же от всех своих сотрудников. Такой подход вряд ли принесет ощутимую пользу от введения электронного документооборота — слишком много времени будет уходить на второстепенные вещи, а не на обслуживание клиентов. Да и рисков у него слишком много. Имейте в виду — специализированная программа для ветклиник существует не только для того, чтобы программисты зарабатывали на клиниках деньги.