Как правильно вести учет
В последнее время от сотрудников клиник поступают вопросы касательно учета. А именно:
- Почему инвентаризация не показывает мне, какая потеря у клиники по товару?
- Почему товара нет, а по итогу инвентаризации все в плюсе и все якобы хорошо?
- Мне казалось, что инвентаризация покажет разницу между суммой вложенных в товар денег и проданных товаров клиентам?
- Программа должна сама вести правильный учет товаров.
Подобные вопросы возникают довольно часто, поэтому в этой статье поговорим о заблуждениях, о правильном учете и организации работы.
Программа не будет вести учет за вас
Да, в программе учитывается остаток товара на складе и продажа. Но следует понимать, что программа рассчитана как на простой учет, так и на более жесткий с использованием различных настроек.
По умолчанию при первом использовании программы более “строгий учет” выключен, чтобы работа была проще и понятнее пользователю.
По мере ознакомления с программой можно ужесточать учет. Чего, скорее всего, админы не делают. В итоге работаем с программой по старинке, но хотим правильного учета.
Что же такое «строгий учет» и как начать им пользоваться?
“Строгий учет” — это набор настроек программы, которые дают понятный, точный учет на складе.
Итак, что это за настройки.
- Настройки Счета.
Путь Настройки — раздел Счета — Вкладка Настройки счета — Пункт Товары
Отображать только товары, которые есть на складе — эта настройка по умолчанию выключена. При выставлении данной настройки, в счете в окне товаров будут видны только те товары, по которым есть остаток на складе.
Что это дает для учета:
Мы не сможем продать товар, которого нет на складе. Тем самым мы включаем цепь действий: сначала поставить товар на приход, а после торговать.
Запретить продавать в минус — эта настройка по умолчанию выключена. При выставлении данной настройки продать товара больше, чем есть на складе, будет невозможно.
Что это дает для учета:
Больше, чем есть на складе, не продашь. Например, если мы хотим продать 3 корма, которые есть у нас на витрине, но программа дает продать только 2, это сигнал о том, что кто-то в предыдущем счете перепутал позиции в программе и продал не тот товар. В итоге мы имеем пересорт.
Такой учет сперва будет очень раздражать, т.к. каждую позицию теперь нужно проверять с наличием в программе, а если есть несоответствие — необходимо провести инвентаризацию. Но в будущем это принесет только плюсы. Это и есть учет.
Товары и Услуги
Многие клиники к справочнику Товаров и услуг относятся недостаточно серьезно. Например, наделяют правами на редактирование всех пользователей. Это неправильно. В итоге мы получаем проблему в сети клиник. Например, на одном филиале завели товар, а на другом его удалили (деактивировали) и завели такой же, но с другим названием. При этом на деактивированном товаре числился остаток. В итоге имеем еще один новый товар без остатка на складе. Эти и многие другие ошибки возникают из-за того, что все имеют права на редактирование модуля Товары и Услуги.
Обращайте внимание на настройки доступа.
Поэтому нужно подходить к данному вопросу по-другому:
Оставить всем пользователям, кто не имеет отношения к приходу товара на склад, права только на просмотр модуля Товары и услуги.
Максимальные права должен иметь один пользователь на одном филиале, назовем его “товаровед”. Товароведы разных филиалов должны оповещать друг друга об изменении или добавлении товара в справочник.
Вот основные правила работы с модулем Товары и услуги.
Инвентаризация
Инвентаризация — документ, который показывает разницу между количеством товара, имеющегося в программе и фактически находящимся на складе. Т.е. он не показывает, куда исчез товар, когда и кто в этом участвовал.
Только правильное проведение инвентаризации и анализ полученных результатов даст вам ответ, что могло произойти.
Инвентаризацию необходимо проводить строго либо по группам, либо по складоместам. Потому что при проведении общего инвентаря по складу, при наличии пересорта на складе (а без этого не бывает), всегда плюс по товару перекроет минус. В итоге когда сотрудники дают отчет о проведенном инвентаре, руководитель видит, что минуса условно 1000 руб. плюса — 2000 руб., и делает вывод: ну в плюсе, значит хорошо.
На самом деле это не хорошо. Нельзя плюс, например, по кормам считать на минус по шприцам. Их просто невозможно перепутать в программе. Поэтому проводим инвентаризацию строго по группам/складоместам.
Посчитали группу со шприцами — посмотрели, где минус, а где плюс. Посчитали отдельно корма и тоже посмотрели результат. И тогда все сразу станет на места.
Причины отсутствия товара на складе:
- Кража — программа об этом не знает.
- Перепутали позицию в программе. Хотели продать один корм, но ошиблись в названии и продали другой. Данная информация есть в программе. Но понять, что с чем перепутали можно только анализируя инвентаризацию.
- Не внесли в программу. Продали товар, взяли деньги, но провести в программе не успели или забыли. В итоге товар в программе числится, но на складе его нет. Данную ситуацию можно отследить в конце рабочей смены, когда ответственный за кассу сравнивает выручку с суммой в программе. В этом случае фактическая сумма на руках будет больше суммы в программе. Необходимо сразу же искать, где могла быть ошибка: кто, что продал, но не провел через программу. Конечно, если у ответственного будет желание в этом разобраться.
Надеюсь, эта статья поможет вам улучшить учет в вашей клинике.
