Рука на пульсе. Какие показатели важно контролировать руководителю клиники

Руководителя ветклиники в каком-то смысле можно сравнить с врачом в реанимации — он должен постоянно следить за различными показателями работы клиники, подобно тому, как врач в реанимации напряжённо следит за показаниями приборов. Внимательности и сосредоточенности руководителю иногда требуется не меньше, чем хирургу, а на нервы нагрузка порой значительно больше. Но только та клиника будет динамично развиваться, директор которой в режиме реального времени имеет доступ ко всем данным о ее работе.

Очень удобно, когда руководитель получает представление о работе клиники не по какому-то особому внутреннему чутью, а по наглядному изображению финансовых показателей, данных о работе сотрудников и о клиентах клиники — в виде графиков или таблиц. Это не только упрощает контроль, но и делает его более объективным.

В этой статье мы рассмотрим, какие показатели руководителю важно контролировать постоянно и как это можно делать в Ветменеджер. Эта программа позволяет владельцам получать отчеты о работе клиники в наглядном виде за любой период, то есть в полном смысле слова держать руку на пульсе клиники.

Выручка за период

“А сколько мы заработали?” — наверное, главный вопрос, который интересует руководителя клиники. Выручку клиники посчитать достаточно просто — надо просто сложить все счета за определенный период, если в клинике по счетам ведется учет. Vetmanager позволяет видеть выручку клиники по категориям товаров и услуг за любой период. Причем в этом же графике можно посмотреть выручку, которую принес в клинику каждый врач, что тоже иногда имеет смысл. Увидеть данный график можно в модуле “Графики”, который по умолчанию расположен в рабочем месте “Админка”.

Показатель по выручке за определенный период обычно малоинформативен, для руководителя гораздо интереснее видеть выручку в динамике, например, как изменилась выручка клиники за последний месяц (допустим, была объявлена акция, и руководителю хочется узнать, как она повлияла на продажи товаров и услуг). Для этого в Vetmanager, в том же модуле “Графики” существует “График продаж (все товары и услуги)”. Все просто — открываем этот график, выставляем период и смотрим динамику.

Средний чек

Это следующий важный экономический показатель работы клиники. Средний чек — это сумма всех счетов клиники за определенный период, поделенная на количество этих счетов. Что дает этот показатель руководителю клиники? Он указывает, какую в среднем сумму тратит клиент в клинике. Соответственно, чем больше средний чек, тем лучше для клиники.

Падение среднего чека говорит о том, что клиенты стали меньше покупать товаров и услуг в клинике и на меньшую сумму, а это требует принятия неотложных мер. Возможно, необходимо учить сотрудников клиники правильно обслуживать клиентов или нужно срочно пересмотреть ценовую политику.

Посчитать средний чек в клинике с помощью Vetmanager можно в модуле “Конструктор отчетов”. Этот модуль позволяет получать данные из базы данных клиники и обрабатывать их. Кстати, настройки отчета «Средний чек» можно скачать с нашего обменника.

Чистая прибыль

Чистая прибыль — это разница между всеми приходами и всеми расходами клиники, то есть сумма, которая идет в доход владельцу клиники.

Подсчитать чистую прибыль не совсем просто, потому что надо учесть не только затраты на зарплату врачей и медикаменты, но вообще все расходы клиники — на амортизацию и закупку нового оборудования, на аренду помещений, на уплату налогов, на услуги связи и т. д. А для этого необходимо, чтобы вёлся полный учет всех расходов и приходов.

В Ветменеджере можно посчитать чистую прибыль через “Конструктор отчетов”, при помощи вычитания расходных ордеров в кассе из приходных. Но опять-таки требуется, чтобы в программе велся полный учет приходов и расходов клиники. Также есть отдельный модуль Финансы, который фиксирует приходы и расходы и отображает финансовое состояние клиники. 

Посещаемость клиентами клиники

Это очень важный параметр, за которым руководителю клиники нужно пристально следить. Ведь если посещаемость начала падать, то это неминуемо отразится на выручке клиники.

Ветменеджер позволяет смотреть посещаемость клиентов (и тут же регистрацию новых) за день, неделю, месяц и год. График посещаемости клиники за короткий период позволяет лучше спланировать работу персонала, так как по графику в среднем можно определить пиковые нагрузки в течение дня и недели, а также минимальное посещение клиники. Графики посещаемости за большой период (месяц и год) позволяют оценить эффективность маркетинговой политики клиники, влияние внешних факторов (инфляция, экономический кризис и т. д.) на доходы клиники.

График посещаемости клиники также, как и график выручки, находится в модуле “Графики” (сфера Админка).

Занятость врачей

Руководителю очень важно знать, кто из врачей принимает больше клиентов, а кто меньше. Вникая, почему тот или иной сотрудник при равных условиях успевает меньше других, руководитель может внести изменения в режим его работы, в условия труда. Отличающихся хорошей скоростью работы можно поощрять премией, дополнительным отпуском и т. д.

В Ветменеджере можно посмотреть, сколько каждый из врачей принял клиентов за день, неделю, месяц и год. Находится этот график также в модуле “Графики” и называется “Посещаемость по врачам”.

Количество постоянных клиентов

Чем больше у клиники клиентов — тем лучше. А если растет количество постоянных клиентов — это лучше вдвойне. Та клиника, у которой клиенты в основном новые, никогда не сможет динамически развиваться, это даже признак приближающегося банкротства (если клиника не новая). Поэтому руководителю важно следить, сколько обслуженных клиентов за определенный период можно считать постоянными.

Как определить, постоянный клиент или нет? Если клиент лишь вылечил один раз своего питомца, посетив для этого клинику два-три раза, то его трудно считать постоянным. Что же отличает постоянного клиента? Можно назвать два важных его признака — он будет обращаться в клинику не менее четырех-пяти раз по разным поводам, кроме того, он будет приводить в клинику новых питомцев.

В Ветменеджере, в модуле “Конструктор отчетов” несложно извлечь из базы данных сведения о клиентах, у которых, например, несколько питомцев и которые обслуживались в клинике в недавнее время. Оценивая количество таких клиентов по отношению к общему количеству, руководитель клиники может сделать вывод, насколько эффективна маркетинговая политика клиники и качество обслуживания клиентов, то есть вообще насколько популярна его клиника среди владельцев животных.

Список параметров, за которыми надо постоянно следить руководителю, можно еще дополнить. Сюда, например, можно включить наиболее продаваемые товары и услуги в клинике, эффективность различных рекламных мероприятий по привлечению новых клиентов (опрашивая их, как они нашли клинику), количество клиентов-должников, количество товара, у которого истекает срок годности, и т. д. Практически любой отчет из базы данных клиники можно сформировать в “Конструкторе отчетов” Ветменеджера, а потом, по результатам анализа, можно будет принимать соответствующие решения по повышению прибыли клиники. Самые популярные отчеты вы можете загрузить себе из нашего обменника. 

Ветменеджер — полноценный помощник руководителя клиники, потому что не только позволяет вести базу данных клиентов и составлять электронные медкарты, но и дает руководителю мощные инструменты аналитики.