Как за тестовый период познакомиться с Ветменеджером?

Итак, вы решили познакомиться с Ветменеджером и заполнили на сайте форму регистрации в программе (или планируете сделать это). После регистрации вы получаете целый месяц бесплатного доступа к программе “Ветменеджер”, причем в тестовый период его функциональность не ограничена.

Форма регистрации в Ветменеджере

Этот период дается для того, чтобы можно было познакомиться с программой и принять решение о приобретении Ветменеджера. (Кстати, после регистрации вам предложат заполнить данные о клинике и о сотрудниках. Вводите реальные данные, чтобы потом не пришлось переделывать.)

Теперь перед вами стоит большой вопрос — как все здесь работает? Где находится нужный функционал? Какое-то странное меню, множество кнопок, различные настройки — все это может пугать своей сложностью. Когда начинаешь детально разбираться с функционалом, кажется, особенно трудного ничего нет. Но как быстрее и легче разобраться?

Можно, конечно, взять на вооружение метод “научного тыка” — пощелкать мышкой по разным кнопкам, и в конце концов составить себе какое-то представление о программе. Но такое представление обычно неполное и нередко искаженное. Лучше, если есть какое-то простое руководство для изучения программы.

В этой статье мы дадим несколько советов, как за тестовый период узнать функционал Ветменеджера и подготовиться к внедрению этой программы в своей клинике.

Как устроен Ветменеджер

Для начала нужно пояснить, как вообще устроен Ветменеджер.

Форма ввода логина и пароля для входа в программу

Ветменеджер — это не десктопная программа, как например, Word, Excel, а web-ориентированное приложение, то есть работает через браузер. При регистрации вас попросят придумать свой домен, а после регистрации вам на почту придет ссылка с web-адресом вашей программы. Переходите по этой ссылке, и на странице в браузере загрузится Ветменеджер.

После ввода логина и пароля программа предложит выбрать рабочее место, в котором вы собираетесь работать.

Выбор рабочего места

По умолчанию в Ветменеджере два рабочих места — “Клиника” и “Админка”. В “Клинике” — все, что нужно для работы врачей, регистраторов и лаборантов, а в “Админке” — инструменты администратора программы или руководителя ветклиники. В дальнейшем вы сможете создать новые рабочие места или изменить функциональность существующих, как вам покажется удобнее.

После выбора рабочего места открывается окно программы. В верхней строчке — меню программы, через которое можно перейти к различным модулям Ветменеджера, таким как “Управление клиентами” (база данных клиентов, очередь к врачу, стационар), “Медкарты”, “Рассылки”, “Товары и услуги”, “Счета”, “Кассы”, “Склад”, “Управление пользователями”, “Зарплата” и так далее.

Модули программы

В каждом рабочем месте — набор модулей, который можно настроить по своему вкусу и предпочтениям, причем модули могут и повторяться. Настраиваются даже названия модулей.

Модули программы связаны между собой, например, из профиля клиента в модуле “Управление клиентами” можно создать счет или запись в медкарте, а из медкарты — перейти в профиль клиента.

Некоторые не часто используемые модули в программе по умолчанию не отображены. Их можно впоследствии добавить через настройки.

Пройдемся по модулям

Давайте теперь внимательно просмотрим все модули программы. Не будем добавлять в программу никаких данных или вносить изменения, просто по порядку посмотрим модули, чтобы иметь представление о том, что умеет делать программа. На это уйдет около двух-трех часов.

Модуль “Управление клиентами”

По умолчанию в рабочем месте “Клиника” открывается модуль “Управление клиентами”. Сверху в этом модуле — несколько вкладок:

Модуль «Управление клиентами»

“Клиенты”, “Стационар”, “Ожидают”, “Запланированные”, “Принятые (архив)”, “Просроченные”. Во вкладке “Клиенты” отображается весь список клиентов, а в остальных вкладках — список клиентов, питомцы которых находятся на соответствующей стадии обслуживания в клинике. Пощелкайте мышкой по этим вкладкам, посмотрите, какие функции появляются и исчезают.

В левой части модуля расположен фильтр, с помощью которого можно искать нужного клиента по базе. А основное поле — список клиентов. Сейчас у вас здесь только один клиент — Тестов Тест Тестович.

Кнопка с зеленым плюсом добавляет нового клиента в базу. Нажмите ее, посмотрите, какие поля надо заполнить, а потом нажмите кнопку назад — данные не сохранятся.

Выделите тестового клиента и пощелкайте кнопки, которые станут активными — так вы узнаете, что можно сделать с клиентом в данном модуле. Пока не делайте никаких изменений, просто смотрите, какие есть у программы функции.

Модуль “Медкарты”

Добавление новой записи в медкарту

Перейдите через меню в модуль “Медкарты” (раздел “Клиенты”). Слева здесь тоже фильтр (с двумя вкладками), а основное окно — список медкарт клиентов соответствующих категорий (“Ожидают”, “Запланированные”, “Архив”, “Просроченные”, “Все”). Сейчас у вас все вкладки пустые, потому что вы еще не создавали медкарт. Перейдите во вкладку “Все”, выберите тестового клиента и нажмите кнопку “Перейти в медкарту”. Откроется список записей в медкарте у питомца клиента. Сейчас он у вас тоже пустой. Посмотрите, что можно делать со списком.

Нажмите на кнопку с зеленым плюсом — откроется окно добавления новой записи в медкарте. Посмотрите, как устроен этот функционал — пощелкайте по вкладкам, понажимайте кнопки. Потом нажмите кнопку “Назад”, изменения не сохранятся.

Модуль “Товары и услуги”

Модуль «Товары и услуги»

В этом модуле по сути создается прайс-лист клиники — список товаров и услуг и цены на них. Товары и услуги можно объединять в группы, группам (или отдельным товарам и услугам) — назначать категории для зарплаты, и делается все это в соответствующих вкладках. Посмотрите, как устроен функционал. У вас сейчас есть четыре тестовых товара, одна услуга и одна комбинация. Откройте двойным щелчком мыши карточки товаров, услуги, комбинации, посмотрите, какие данные там имеются. Изменения не сохраняйте.

Модуль “Счета”

Создание нового счета

Откройте модуль “Счета”. Слева в нем опять-таки будет фильтр (по счетам), а в основном поле — список счетов клиники. Здесь у вас сейчас пусто, так как никаких счетов вы не создавали. Нажмите кнопку с плюсом — откроется окно создания счета. Посмотрите, как устроен этот функционал. Попробуйте добавить товары в счет, изменять их количество и т. д. Потом нажмите кнопку “Отмена”, счет не будет создан.

Пройдитесь далее по всем остальным модулям самостоятельно. Дизайн программы более или менее однообразен, например, кнопка с зеленым плюсом — это функция добавления чего-либо, кнопка с лупой — функция просмотра, кнопка с карандашом — функция изменения данных.

Закончив просматривать модули в рабочем месте “Клиника”, перейдите в рабочее место “Админка”, и просмотрите модули там.

Потом нажмите кнопку “Настройки” и посмотрите, какие есть в программе настройки. Все в целом интуитивно понятно, несложно разобраться, зачем существует тот или иной функционал.

Если вам будет непонятно, что означает конкретная кнопка или функция, это не страшно, разберетесь при подробном изучении. Сейчас главное — понять, на что способна программа, какие у нее есть возможности, где можно найти тот или иной функционал.

На этом этапе можно уже сделать вывод — нужна ли вам в принципе такая программа. Вы прошлись по программе, узнали, что она умеет. Возможно, данный функционал вас не устраивает, так как вам, например, нужен расширенный функционал для бухучета в ветклинике. В таком случае ищите что-то более подходящее. Если же функционал вас более или менее устраивает, можно переходить к следующему этапу — детальному изучению программы.

Начинаем изучать программу детально

На этом этапе нам пригодятся документация Ветменеджера, видеоматериалы с канала Ветменеджера на Youtube, возможно, помощь от техподдержки программы, и, самое главное, силы для борьбы с прокрастинацией.

Канал Ветменеджера на Youtube

Выделите сотрудника, который будет администратором в программе. Ему и поручите детальное изучение Ветменеджера. Если в вашей клинике есть системный администратор, это вообще замечательно — пусть приступает к изучению программы. Впоследствии он будет главным преподавателем у всех остальных сотрудников клиники.

От простого к сложному

Для успешного изучения любого предмета нужно использовать этот принцип. Применим этот принцип и здесь. Проще всего в Ветменеджере усвоить работу с клиентами клиники — база данных клиентов, прием клиентов, заполнение их медкарт, рассылка сообщений, планирование звонков. Далее можно приступить к изучению товарно-денежной части программы — создание прайс-листа, оформление счетов, работа касс. Следующий этап — управление сотрудниками клиники. Сюда входит модуль “Управление пользователями”, “Календарь”, “Зарплата”. Потом можно изучить функционал складского учета, это всегда было непростым делом. Далее ознакомьтесь детально с функционалом аналитики и контроля в клиники — составлением отчетов из базы данных клиники, историей действий в программе и так далее. В конце (а местами придется и по ходу изучения других разделов) изучите настройки программы.

На каждый раздел выделяйте три-четыре часа (можно по пару часов в день).

Как лучше построить изучение программы?

Почитайте соответствующий раздел или посмотрите видео, а потом попытайтесь повторить все действия, которые были описаны в материале.

Работайте с тестовым клиентом или создавайте новых тестовых клиентов. Потом всех этих клиентов можно будет деактивировать, счета и оплаты — откатить, записи в медкартах — удалить. Такой подход поможет начать систему учета с нуля, внося в нее фактические данные (это может пригодится для более точного финансового учета).

Порядок изучения программы

Укажем детально, в каком порядке читать документацию (и смотреть видео).

1. Прочитайте разделы справочника “Работа с базой данных клиентов и контакты с ними”, “Обслуживание пациентов”. Посмотрите видео в плейлистах на канале Youtube “Работа с клиентами”, “Обслуживание пациентов”. Полезным будет также посмотреть вебинар по работе с медицинскими картами. Постарайтесь повторить все действия, какие сможете. Научитесь регистрировать клиентов, отправлять им сообщения, планировать звонки, планировать прием, вести прием, заполнять медкарты и т. д.
2. Прочитайте раздел справочника “Продажа товаров и услуг”. Плейлист на канале Youtube называется так же. Посмотрите вебинар по счетам и кассам. Научитесь добавлять в программу товары и услуги, составлять счета, работать с кассами.
3. Прочитайте главу “Управление сотрудниками” (и посмотрите видео в соответствующем плейлисте) в разделе справочника “Управление клиникой”. Посмотрите вебинар по использованию календаря в Ветменеджере. Научитесь управлять сотрудниками через Ветменеджер.
4. Прочитайте в справочнике раздел “Складской учет”. Посмотрите видео в соответствующем плейлисте и вебинар “Работа с модулем склад”. Научитесь совершать эту непростую работу в программе.
5. Прочитайте до конца раздел “Управление клиникой”, а также раздел “Настройки программы”. Посмотрите плейлисты “Настройка программы”, “Работа с печатными формами и спецшаблонами”, а также вебинары по настройке доступа, конструктору отчетов, печатным формам. Повторите все описанные действия в программе самостоятельно.

На каждый пункт, если заниматься в день один-два часа, может уйти три-четыре дня. Можно, конечно, ограничится первым пунктом, если вы планируете пока только вести базу клиентов и заполнять электронные медкарты. Но в любом случае вам пригодятся и все остальные пункты при дальнейшем развитии клиники, однако их изучение можно отложить на некоторое время.

Следуя указанной схеме, повторяя самостоятельно все действия, вы довольно хорошо изучите программу и будете легко в ней ориентироваться, что в дальнейшем вам поможет не отвлекаться от основного занятия на мелочи по поводу непонятных деталей в том или ином модуле программы.

Помощь от технической поддержки Ветменеджера

При использовании Ветменеджера, в том числе и в тестовый период, всем клиникам доступна бесплатная техническая поддержка. Для связи с поддержкой можно использовать электронную почту, чат, телефон. Контакты указаны на сайте программы. Чат доступен как с сайта Ветменеджера, так и с самой программы. Задавать можно любые вопросы, агенты поддержки обязательно объяснят, как все работает.

Кнопка для обращения к технической поддержке Ветменеджера

При необходимости с агентом поддержки можно договориться об обучающей видеоконференции по скайпу.

Возможно также платное обучение с приездом сотрудника команды Ветменеджера в вашу клинику.

Подготовка к полноценной работе в Ветменеджере

После детального изучения программы (при правильном распределении времени на это может уйти недели три) можно переходить к следующему этапу — подготовке программы к полноценной работе.

Первым делом необходимо перенести в программу базу клиентов или вручную внести данные о клиентах с бумажных медкарт, если электронной базы у вас нет. Если электронная база велась, то перенесите данные в шаблон импорта клиентов и загрузите его в Ветменеджер.

Настройка сведений о клинике

Далее необходимо внести в программу свой прайс-лист, то есть названия и цены товаров и услуг. И опять, если у вас велся электронный прайс-лист, то перенесите данные в шаблоны импорта товаров и услуг и загрузите в программу. В противном случае надо будет вручную добавить в программу все товары и услуги.

И последнее, что нужно для начала, настройте программу под свою клинику —введите имена, роли и должности всех сотрудников, настройте им права доступа, введите полные данные клиники (они нужны при распечатке документов), создайте кассы в программе, назначьте ответственных за них.

Настройку графика персонала, зарплат можно отложить на некоторое время, пока сотрудники освоятся с программой. Складской учет даже лучше вводить не сразу, потому что для этого требуется обычно отдельный человек, который должен хорошо изучить модуль «Склад». Товары можно реализовывать в Ветменеджере без учета, программа позволяет это делать.

Запуск Ветменеджера в клинике

Наступает час Х — переход клиники на Ветменеджер. О том, как быстро и безболезненно решить эту задачу — читайте в главе справочника “План внедрения Vetmanager в клиники”.

И не забывайте о бесплатной техподдержке.