Начать бесплатно

Импорт данных

Переход на новую систему управления клиникой пугает владельцев. Страх потерять годы работы парализует. Функция импорта в CRM Vetmanager переносит тысячи карточек клиентов и товары со склада за несколько кликов.

Вместо недели ручного ввода, регистратура получает готовую базу через несколько дней или раньше. Это критично. Клиенты не ждут у стойки, пока администратор заводит данные заново. Финансовый учет стартует мгновенно, лояльность пациентов сохраняется.
База знаний по теме
Начать бесплатно
Видео по работе с импортом (Rutube | Youtube)

Описание функции — Импорт данных

Инструмент «Импорт» загружает данные из табличных файлов XLS, XLSX и CSV. Он служит мостом между старыми записями в Excel, 1С или другой CRM и новой облачной базой Vetmanager.

Загрузка клиентской базы

Система распознает ФИО владельцев, телефоны, адреса. Автоматически расставляет категории (VIP, обычный, сотрудник) и сохраняет примечания.

Миграция данных о питомцах

Создает карточки животных и привязывает к владельцам. Переносит клички, виды, породы, пол, даты рождения, номера чипов и клейм.

Формирование склада и прайса

Загружает тысячи позиций товаров и услуг за один раз. Вы сразу задаете закупочные и розничные цены, единицы измерения, минимальные остатки и штрих-коды.

Обновление текущей базы

Функция не только создает новые записи, но и обновляет существующие. Например, при глобальном изменении цен поставщиков.

Проверка ошибок

Перед записью система проверяет файл на ошибки формата. Предлагает сопоставить столбцы таблицы с полями CRM, исключает "битые" данные.

Интеграция с системой

Модуль импорта наполняет данными «Регистратуру» и «Склад». Информация сразу доступна для поиска, онлайн-записи и фискализации чеков. Врачи и администраторы работают с полной базой с первого дня.

Практическая польза для разных клиник

Частный ветеринар

Врач частной практики вел учет в Google Таблицах три года. Накопилось 850 активных контактов. Ручной ввод одной карточки (владелец + питомец + контакты) занимает 4 минуты.

Врач скачивает шаблон Vetmanager, копирует столбцы из Excel в шаблон и запускает импорт.

Результат:
  • Экономия 56 человеко-часов рутинного ввода (850 × 4 мин)
  • История обращений видна при звонке клиента через подключенную IP-телефонию
  • Опечатки в номерах телефонов исключены. Это критично для SMS-рассылок о вакцинации

Малая ветклиника (3-10 сотрудников)

Клиника внедряет Vetmanager для учета препаратов и соответствия 54-ФЗ. Нужно внести 3 500 товарных позиций (препараты, расходники, корма) и 400 услуг с актуальными ценами.

Старший администратор запрашивает прайс-листы у поставщиков в электронном виде. Приводит их к формату шаблона и загружает через раздел «Импорт».

Результат:
  • Справочник номенклатуры создан за 30 минут вместо 5 рабочих дней
  • Касса готова к работе. При сканировании штрих-кода товар подтягивается в чек
  • Риск продажи товара по старой цене исключен

Сеть ветклиник (3+ филиала)

Сеть открывает новый филиал. Прайс-лист и база клиентов должны соответствовать стандартам головного офиса.

Проблема очевидна. В разных филиалах использовались разные названия одних услуг («Кастрация кота» против «Овариогистерэктомия»). Это ломает сквозную аналитику.

Управляющий сетью выгружает эталонный справочник услуг из основного аккаунта Vetmanager. Импортирует его в базу нового филиала (или использует единую базу на тарифе «Клиника Сеть»).

Результат:
  • 100% унификация названий услуг и товаров во всей сети
  • Корректные отчеты по выручке в разрезе услуг по всем филиалам
  • Запуск нового филиала в программном плане занимает 1 день, а не 2 недели

Преимущества инструмента

Скорость обработки массивов

Обработка файла с 10 000 строк занимает от 5 до 20 минут. Можно провести миграцию данных ночью и утром открыть клинику с новой системой. Без простоя бизнеса.

Защита от дублей и ошибок

При ручном вводе оператор ошибается в каждой 50-й записи. Опечатки в телефоне, цене. Импорт переносит данные как есть. Встроенные алгоритмы проверяют дубли по номеру телефона или ФИО и объединяют информацию вместо создания клонов.

Безопасность данных

Загружаемая информация хранится на защищенных серверах в РФ (провайдер Selectel). Это соответствует законодательству о персональных данных.

Вы не передаете базу третьим лицам для ручного ввода. Файл обрабатывается автоматически.

Поддержка сложных переездов

Если у клиники нестандартная база (самописная программа, специфичный SQL-формат), техподдержка Vetmanager помогает адаптировать данные. Рейтинг поддержки составляет 4.8 из 5.

Для 95% клиник достаточно стандартного Excel-шаблона. Но возможность помощи экспертов страхует от потери данных.

Масштабируемость

Инструмент эффективно работает для тарифа «Соло» с одной базой. И для сетей, оперирующих миллионами записей истории болезней через индивидуальные скрипты миграции.

Вопросы и ответы

Функционал системы

Весь необходимый функционал для упрощения работы с клиентами и экономии времени
Смотреть все функции
Сеть клиник
Узнать больше
Небольшая клиника
Узнать больше
Частный ветеринар
Узнать больше
Ветеринарная программа от врачей для врачей
Подходит разным типам ветеринарных организаций: от небольших клиник и частных врачей на выезде до сети клиник, лабораторий и зоомагазинов
Не знаете, какой тариф вам нужен?
Ветменеджер изначально создавался с целью сделать лучшую CRM-технологию в доступном ценовом сегменте! Стоимость программы будет приемлема для всех: от частных ветеринаров до крупных сетей
Доступное ПО для ветклиник любого размера
Попробовать 14 дней бесплатно