Безбумажный документооборот. «Вольные птицы»

Для кого-то словосочетание «вольная птица» ассоциируется с техническим прогрессом и инновациями, для кого-то просто с хорошей песней. И то, и другое вполне применимо к послевоенному поколению 50-х годов. В этой статье о том, как даже те, кто не дружит с компьютерами, могут отвоевать себе свободу от бумажной волокиты за несколько простых шагов.

Хотя группа «Lynyrd Skynyrd» в своей песне «Вольная птица» и поет: «…Теперь я свободен, как птица, птица, которую тебе никогда не изменить», лично я придерживаюсь более оптимистичного прогноза. Я считаю, что несколько советов экспертов и пошаговая обучающая программа помогут стать «свободными, как птицы» даже отъявленным любителям бумаги и ручки.

Хозяйка клиники, где я работаю, родилась в послевоенное время и не очень-то ладит с компьютерами. Многие годы она вела медицинские записи и карты вручную. И твердо убедила себя, что писать от руки – более эффективный и надежный способ ведения медицинских записей, необходимых в соответствии с действующим законодательством. Таким образом, хотелось бы напомнить всем тем, кому не терпится с головой погрузится в новый век технического прогресса, что в своем отчаянном рывке к безбумажным технологиям мы не должны оставлять позади таких замечательных врачей и специалистов, которые не успевают адаптироваться к растущей волне автоматизации.

Вот несколько советов о том, как постепенно и плавно перейти на безбумажный документооборот в вашей клинике, уверено взяв за руку и проводив с собой ветеринаров, которые утверждают, что бумага и ручка им куда милее клавиатуры и мышки.

Сначала пишем, потом печатаем

Писать все записи от руки, а потом перепечатывать их в компьютер. Это один из самых простых и безболезненных способов перейти на электронный формат документооборота. Вам может показаться, что вас просто просят делать двойную ненужную работу. Но поверьте, подобный переходный период обычно не занимает много времени. Зато он позволяет упрямым и неохотным любителям писать от руки слегка «помочить ноги» в море информационного прогресса.

Хватит повторяться

Готовые шаблоны для стандартных врачебных осмотров и хирургических операций, историй наиболее распространенных болезней и стандартных инструкций для владельцев животных станут удобным инструментом в ваших руках. Это позволит сэкономить огромное количество ресурсов. Составление стандартной документации каждый раз для каждого пациента занимает много времени и является довольно трудоемким занятием. Да, на подготовку стандартных шаблонов уйдет какое-то время, но эта «инвестиция» сполна окупится в долгосрочной перспективе. К тому же, вероятно, что ПО, которое вы на данный момент используете в клинике, уже имеет готовые шаблоны, которые просто нужно отредактировать.

Плыть по течению

Текущие медицинские листы – это упрощенная форма полных медицинских карт, которые содержат базовую информацию о пациенте и данные его владельца. Мы создаем свои в формате SOAP (субъективное наблюдение, объективное наблюдение, оценка и планирование), чтобы наши врачи могли вести краткие заметки во время осмотра, а потом вносить их в компьютерную базу данных.

Часто многие врачи не уделяют достаточно внимания пациенту и его хозяину, так как заняты заполнением электронной медицинской карты во время приема. С другой стороны, текущий лист можно составить еще в приемной, заполнив его базовыми ключевыми сведениями, включая кличку, возраст и противопоказания животного (которые потом можно будет автоматически загрузить в файл Word из системы обработки и управления личными данными). Это позволяет персонализировать медицинские отчеты и карты, которые вы отправляете пациентам, не прикладывая при этом ни капли дополнительных усилий!

Будьте услышаны

Ваши сотрудники медленно печатают? Познакомьте их с системами распознавания речи и диктофонами. Конечно, на то, чтобы привыкнуть к программе уйдет некоторое время. Но многое ПО имеет функцию запоминания и со временем начинает адаптироваться к голосу конкретного человека. В нашей клинике мы используем ПО «Dragon Software». Оно довольно быстрое, адаптируется к вашей манере речи и способно запоминать сложные медицинские термины. (Это дорогая версия, разработанная для эксплуатации в здравоохранительных учреждениях для людей, но до этого мы вполне обходились и с более дешевым ПО).

Одна голова хорошо, а две — лучше

Большинство ассистентов, помогающих врачам в смотровой, уже не раз видели и слышали, как заполняются карты пациентов, поэтому по ходу осмотра могут сразу заносить данные в электронную базу данных. После завершения осмотра врачу остается только прочесть и проверить готовую запись.

Да, полный переход на безбумажный формат может оказаться совсем непростой задачей. А консервативные врачи, которые не желают менять свои привычные подходы, делают ее еще сложнее. Так что не спешите и делайте все шаг за шагом. Докажите своим ветеринарам, что эта система действительно работает.

Предложите шаблоны и текущие листы, чтобы ускорить процесс. Более профессиональный и современный формат вашей документации, меньшие затраты времени, более простое управление и большая сохранность ваших записей (вы ведь планируете подключиться к облаку?) значительно перевешивают сложности, сопряженные с переходом.

У Лори 15 лет опыта работы в ветеринарной отрасли, 9 из которых она проработала управляющим и начальником отдела кадров в ветеринарной клинике Нортшор, Кноксвилль, штат Теннесси.

Лори Вудс, магистр экономических наук.

Оригинал на английском: How paperless practice is like «Free Bird» By Lori Woods, MBA. Переведено: Владимир Хубирьянц и команда Ветменеджер.