Эффективное управление товарно-материальными запасами в ветеринарной клинике

Зарабатывайте на правильном управлении запасами

Товарно-материальные запасы включают лекарственные средства, медикаменты, мази, расходные материалы, корм для домашних животных и другие безрецептурные средства. В эту категорию не входят расходы на диагностику в других учреждениях, кремацию, временные услуги замещающего врача или справочные услуги, которые могут быть отражены как общие расходы в финансовой отчетности под общим заголовком «Стоимость проданных товаров».

Хотя запасы обычно рассматривают как то, что необходимо заказывать один или два раза в неделю, и/или что-то, что требует тщательно учета и составления бухгалтерской отчетности каждый год, они являются источником прибыли, который вносит значительный вклад в процветание ветеринарной клиники. Запасы не только приносят доход, но также играют значительную роль во взаимоотношениях между клиентами и клиникой.

С точки зрения получения прибыли продажа запасов составляет от 25% до 30% общего дохода клиники. Примерно 24% каждого доллара, полученного в качестве выручки, идет на восполнение запасов, которые были потреблены либо проданы. В зависимости от общей выручки и философии клиники, одному практикующему врачу понадобится от 20 000 до 25 000 долл. США на запасы.

 Доход

Клиенты посещают ветеринара, чтобы поддержать здоровье своих питомцев, а также для устранения необычных симптомов или лечения каких-либо заболеваний. В данной отрасли спрос на эти услуги, если хотите, удовлетворяется посредством того, что я называю «ветеринарная медицинская помощь». Если ветеринар по какой-либо причине не может оказать животному помощь, клиент может обратиться в другое место за этими услугами. Это приводит к потере клиента и в результате значительно снижает общий доход и прибыльность клиники.

С точки зрения клиента существует очень реальная связь между ветеринаром и товарно-материальными запасами. Некоторые ветеринары применяют обезболивающие по желанию, тогда как другие всегда используют такие препараты и автоматически включают (и выставляют соответствующий счет) их в стоимость оказанных профессиональных услуг. Некоторые ветеринары считают, что лучше выписывать рецепты и отправлять клиентов в ближайшую аптеку, чем предоставлять назначенные препараты по окончании приема. Некоторые ветеринары назначают домашним животным только основные рецептурные корма, используемые для очень специфических краткосрочных медицинских нужд, а другие выписывают полный набор пищевых продуктов и продвигают их использование в рамках ветеринарной медицинской помощи. Есть ветеринары, которые прописывают только сыроедение, а также настоятельно рекомендуют добавки и другие виды натуральных продуктов для здоровья домашних животных.

Если медицинская помощь в ветеринарной клинике не соответствует предполагаемым требованиям клиента, доходы будут серьезно снижаться, приводя в ужас ветеринара, желающего сэкономить!

 Инвестиции в товарно-материальные запасы (управление)

Инвестиции в товарно-материальные запасы должны осуществляться таким образом, чтобы в клинике не было излишка запасов в любой момент времени. При этом их должно быть ровно столько, сколько нужно, чтобы конкретный товар всегда (в пределах разумного) был в наличии, когда он необходим.

Большинство программ управления запасами позволяют управлять уровнем запасов с помощью компьютеризированной среды с минимальным и максимальным уровнем единиц товара, что, в свою очередь, позволяет составлять формы заказа товаров. Очевидно, что такие программы сокращают время управления запасами и администрирования и, следовательно, снижают соответствующие затраты.

Практикующие врачи, чьи инвестиции в запасы составляют 25 000 долл. США и более, должны использовать программу управления запасами и, в частности, приложение с минимальным и максимальным уровнем товаров для контроля затрат на запасы и максимального уменьшения времени, требуемого для точного и эффективного заполнения накладных. Как и в любом предприятии, имеющем запасы, эффективное управление включает балансирование капитальных вложений в запасы, обеспечение достаточного количества запасов и минимизацию административных затрат на их заказ и контроль.

Прим. ред.: В программе Ветменеджер, например, есть возможность вести склад и контролировать остаток товаров на складе. Это позволяет всегда вовремя заметить, какой товар заканчивается и заказать его. Инструкцию по настройке найдете здесь.

Объем инвестиций в запасы зависит от доходов и философии клиники. По статистике, в большинстве ветеринарных клиник для домашних животных с разумным уровнем запасов общий показатель оборачиваемости (100%-я замена запасов) составляет от шести до восьми раз в год. Естественно, это подразумевает общий объем запасов, включая такие товары, как корм для домашних животных, полная замена которого осуществляется 24 и более раз в год, и, например, лекарства, отпускаемые по рецепту, с оборачиваемостью лишь 3-4 раза в год.

Оборачиваемость запасов можно подсчитать следующим образом:

Показатели оборачиваемости запасов являются важным инструментом контроля расходов на запасы, а также измерения состава товаров, так как поступление новых продуктов никогда не прекращается. Особое внимание следует уделить новым продуктам, чтобы обеспечить ожидаемую положительную реакцию рынка.
Если в клинике нет компьютеризированной программы управления запасами, ценники с цветовой кодировкой позволяют легко обозначить, какие продукты сменяются, а какие нет. Создание списков часто продаваемых продуктов («Список десяти самых популярных товаров») поможет руководству клиники сфокусировать внимание на определенных товарах, чтобы предотвратить их дефицит.

(Примечание ред.: в программе Ветменеджер уже есть готовые отчеты «ТОП товаров по количеству и по выручке», которые помогут понять, какие товары продаются чаще всего и что приносит клинике большую выручку)

Показатели оборачиваемости запасов:

В ветеринарной клинике с одним врачом стоимость запасов составляет приблизительно 25 000 долл. США, включая приблизительно 50% на поставки лекарственных средств и остаток на корм для домашних животных, расходные материалы и другие продукты, отпускаемые без рецепта.

Стоимость запасов

Клиника не зарабатывает деньги на запасах, если они не продаются (оборачиваются), причем продаются по цене выше цены покупки. В индустрии оказания услуг домашним животным корм, отпускаемый по рецепту, продается с наценкой 40% от стоимости приобретения, в то время как лекарства, отпускаемые по рецепту, продаются с наценкой 100% и платой за дозирование в размере 6-10 долларов.

При рассмотрении финансовой отчетности ветеринарной клиники для домашних животных покупки товарно-материальных запасов, выраженные в процентах от общего дохода, составляют от 23% до 24%, и именно в этом контексте ветеринарная клиника может терять деньги, как показано в следующем примере.

Каким образом соотношение затрат выходит из-под контроля, как указано выше?

• Клиент не оплачивает стоимость товаров при получении профессиональных услуг или стоимость неправильно отражена в плате за оказание профессиональных услуг;
• Цены на отдельные продукты не обновляются в соответствии с колебаниями цены покупки и/или принцип ценообразования не соответствует отраслевым нормам. Например, наценка на лекарства, отпускаемые по рецепту, должна составлять 100%, а продукты питания должны достигать маржи 28,6% при наценке 40%;
• Дозировка лекарств осуществляется в клинике;
• Стоимость рецептурных средств не включается в счет или не учитывается в плате за услуги;
• Плохой и непоследовательный физический подсчет и оценка запасов.

Эффективное управление запасами

1. Каждый год проводите физический подсчет запасов, желательно в конце финансового периода. Физический подсчет дает возможность проверить состав запасов и их общее количество, в том числе посчитать соотношение расходов на запасы и доходов. Потратьте некоторое время, чтобы проверить сумму денег, выделенную на различные аспекты инвентаризации, а также минимальные и максимальные зарегистрированные количества. Требуется ли корректировка? Не полагайтесь исключительно на проверку запасов и замечания относительно рациональности со стороны бухгалтера.
2. Изучите информацию о ценах на товары в соответствии с данными, содержащимися в последнем счете на закупленную продукцию, чтобы обеспечить соответствующую наценку.
3. Регулярно сверяйте фактическое количество с компьютерными данными, чтобы убедиться, что компьютерные данные точно отражают количество запасов, и используйте приложение, определяющее минимальный или максимальный уровень, для закупки запасов.
4. Обеспечьте, чтобы стоимость расходных материалов в клинике соответствовала плате, взимаемой за оказываемые услуги. Текущая модель ценообразования должна отражать постоянный рост затрат на покупку. Должна ли клиника обновлять структуру тарифов для учета дополнительных расходов? Рассмотрите возможность введения платы за дополнительные расходные материалы, применяемые в клинике, если такая плата еще не предусмотрена.
5. Изучите данные по отпуску медицинских препаратов по рецепту и процедуру выставления счетов, чтобы убедиться, что все лекарства включены в счет.
6. При найме новых сотрудников, в частности молодых специалистов, проследите за ними в течение нескольких дней, а затем регулярно просматривайте их медицинские карты, чтобы убедиться, что планы лечения соответствуют философии клиники, включая взимание платы за все выписанные или потребленные продукты.

Делегирование полномочий по управлению запасами

В какой-то степени отраслевым стандартом стало то, что за закупку запасов отвечает один сотрудник, поскольку эта работа считается сложной и скучной. В конце года проводится подсчет запасов, часто без надлежащих инструкций или учета общих инвестиций. После просмотра сотен финансовых отчетов мне становится ясно, что бухгалтеры, готовящие финансовые отчеты, не обращают внимания на стоимость запасов и ее колебание из года в год.

Учитывайте следующие факторы при делегировании полномочий по контролю/управлению запасами:

а.   Управление лекарственными/фармацевтическими средствами и расходными материалами в клинике, а также контроль уровней запасов следует поручить старшему ветеринарному технику. Как лицо, ответственное за товарно-материальные запасы, он должен составить список утвержденных клиникой лекарств и препаратов с любыми дополнениями или изменениями, подлежащими утверждению главным ветеринарным врачом;

б.   Ответственность за корм для домашних животных и препараты, отпускаемые по рецепту, должен нести старший сотрудник по связям с клиентами или администратор. Особенно важно разработать бюджет для этой области инвентаризации с учетом ассортимента продукции в соответствии с рекомендациями ветеринаров и спросом клиентов. Управление запасами в этой области зависит от заданных минимальных и максимальных уровней запасов в соответствии с желаемыми показателями оборачиваемости запасов.

Создание «ощущаемой ценности» для клиентов

Как упоминалось ранее, отношения между клиентом и клиникой зависят от отношения ветеринарного врача к товарно-материальным запасам, которое лучше всего можно описать как предоставление ветеринарной помощи пациенту. С точки зрения потребителя, в частности, на сегодняшнем рынке, поддержание прочных отношений с клиентами зависит от создания «ощущаемой ценности». Когда клиент выходит из клиники со счетом в руках, считает ли он, что получил качественное обслуживание за свои деньги?

Если ответ «да», существует большая вероятность, что клиент вернется. Такие клиенты обычно с готовностью принимают рекомендации врача, а также охотно советуют клинику своим друзьям и соседям.

Если ответ «нет», современный клиент будет искать альтернативу и при отсутствии рекомендаций будет опираться на стоимость услуг в качестве определяющего фактора при выборе.

Прежде чем говорить о фактическом создании ценности, я считаю, что сначала необходимо понять человека или клиента, для которого вы должны создать эту ценность.

 Портрет среднестатистического клиента, посещающего ветеринарную клинику для домашних животных:

• Женщина
• Возраст 35-55 лет
• Уделяет большое внимание карьере
• Независимая
• Предприимчивая
• Управляет бюджетом семьи
• Контролирует процесс оказания медицинской помощи

В результате недавних экономических потрясений среднестатистический клиент очень осторожно тратит свои деньги. Таким образом, он готов платить только за самое лучшее обслуживание и ищет оптимальное соотношение цены и качества. На высококонкурентном рынке владельцы домашних животных больше не готовы верить в то, что они получили высококачественное обслуживание только потому, что так сказал ветеринарный врач.

Предоставление высококачественного медицинского обслуживания за счет продажи запасов

Сегодня оказание ветеринарной помощи полностью зависит от отношений между клиентом и клиникой. Отношения между клиентом и клиникой зависят от степени, в которой клиника демонстрирует руководящую роль. Когда клиент выстраивает прочные и доверительные отношения с ветеринарной клиникой благодаря руководящей роли клиники, главным для него становится ощущаемая ценность, а не цена. Если связь между клиентом и клиникой слабая или вообще отсутствуют, все сводится лишь к стоимости услуг, и на этом уровне выигрывает самая низкая цена!

Итак, давайте посмотрим, каким образом ветеринарная клиника может обеспечить ощущаемую ценность при продаже запасов, проявляя лидерство и, таким образом, создавая доверие.

1. Работая совместно со вспомогательным персоналом, «определите» программу оказания медицинской помощи в вашей клинике в части, касающейся профессиональных услуг и их взаимосвязи с товарно-материальными запасами, в том числе:

• Определите роль корма для домашних животных в оказании медицинской помощи в вашей клинике и продвигайте ее! Это означает следующее: рассказывайте о кормах для домашних животных, объясняйте, почему используются именно эти корма, и почему важно, чтобы домашние животные потребляли их в качестве основных продуктов питания;
• Продвигайте свою Программу оказания медицинской помощи на сайте клиники. Ведите блог о том, почему, по вашему мнению, ваша программа оказания медицинской помощи является самой лучшей для домашних животных;
• Предоставляйте клиенту информацию о кормах для домашних животных, включая сравнительную информацию об альтернативных кормах.

Не указывайте клиентам, как правильно питаться и какие продукты использовать. Объясняйте им

• Демонстрируйте лидерские качества в управлении работой своей аптеки и объясняйте действие выписываемых лекарств, побочные эффекты, риски и опасности. Предоставляйте информацию о ресурсах, в том числе информацию о генерических и альтернативных препаратах.

2. Работая совместно с клиентом, составьте долгосрочную оздоровительную программу для пациента, в которой реализуется ваша философия оказания медицинской помощи, в том числе:

• Разработайте программу питания и контроля веса домашних животных с учетом особенностей породы и повседневной деятельности;
• Составьте график вакцинаций для пациента с учетом вашей философии оказания медицинской помощи и условий жизни домашнего животного;
• Обсудите стоимость профессиональных услуг, включая затраты на расходные материалы, являющиеся частью платы за лечение, и расходы, оплачиваемые отдельно. Постарайтесь достигнуть взаимопонимания в этом вопросе. Поговорите о финансовых обязательствах владельца домашнего животного, включая готовность домашнего животного к осмотру и процедурам.

3. Прислушивайтесь к рынку. Прислушивайтесь к своим клиентам. Прислушивайтесь к вспомогательному персоналу. Реагируйте. Реагируйте. Реагируйте.

• Проводите на каждом собрании персонала обсуждение ситуации на рынке и процессов, которые влияют на деятельность клиники, а также на предоставляемые услуги и продукты.

4. Поставьте ящик предложений для сотрудников и поощряйте их за вносимые предложения.

• Вспомогательный персонал, врачи и владельцы должны стремиться улучшать качество медицинских услуг/продуктов не менее чем на 1% каждый рабочий день клиники. Включая внедрение новой продукции, реорганизацию продукции, продвижение продукции, размещение информации о ресурсах и т.д.

5. Поставьте ящик предложений для клиентов и реагируйте на все комментарии.

• Пусть каждый сотрудник приносит пользу вашей Программе оказания медицинской помощи своими действиями, знаниями и опытом. В том числе за счет постоянного общения с клиентами.

6. Не продавайте корм для домашних животных! Продавайте отличное здоровье, которое начинается с правильного питания!

• Постоянно общайтесь со своими клиентами, проводя дни открытых дверей, опросы, продвигая товары и услуги и т.д. Постоянно поддерживайте связь с клиентами.