Планирование визитов в ветклинике
Для ветеринарной клиники с несколькими врачами это единая точка контроля вместо блокнота, мессенджера и устных договорённостей между персоналом.
Запись клиентов ветклиники
Запись из 4 точек входа — визит планируется из Календаря, профиля клиента, модуля «Управление клиентами» или медицинской карты пациента. Кнопка-календарик доступна в каждом из этих мест. подробнее о планировании визита
Три режима отображения — День, Неделя, Месяц. Режим «Пользователи в графике» отображает только тех врачей, у кого есть смена в выбранный день.
Запись проходит четыре статуса: Запланированный → Ожидает → У врача → Принятый. Если статус не доведён до «Принятый», запись переходит в «Просроченные». Это происходит из «Запланированных» (если клиент не был направлен на приём) и из «Ожидающих» (если приём не был отмечен завершённым). Интервал перехода настраивается: Настройки → Календарь → Настройка завершения приёма (по умолчанию 180 минут с начала приёма).
Временные клиенты — новый клиент записывается прямо при звонке: администратор вводит фамилию, имя и данные питомца без заполнения полной карты. При первом визите карта активируется одним действием. инструкция
Цели обращения с настраиваемой длительностью — для каждой цели (вакцинация, плановый осмотр, хирургическая консультация и др.) в справочнике задаётся продолжительность приёма; время начала и конца слота подставляется автоматически (Настройки → Справочники → Цель обращения). Новые цели добавляются без ограничений. инструкция
Практическая польза для ветклиник
Частный ветеринар (тариф Соло)
Ветеринар ведёт приём в кабинете и выезды. Записи хранятся в мессенджере. Новая запись требует поиска свободного слота в переписке, ручной пометки и риска конфликта. В Vetmanager запись к существующему клиенту создаётся в четыре действия: клик на свободный слот в Календаре → ввод первых букв фамилии (система подтягивает данные) → выбор цели обращения → «Сохранить». Для нового клиента, те же четыре шага плюс мини-форма с тремя полями (фамилия, имя, телефон) без выхода из окна записи.
Запись нового клиента — 4 основных шага вместо поиска по переписке. Все визиты хранятся в едином журнале, мессенджер-блокнот исключён.
Малая клиника (2–15 врачей, тариф Клиника / Клиника+)
В клинике 4 врача с разными графиками (2/2, 5/2, дежурство), запись ведётся в бумажном журнале. Конфликты неизбежны: двое клиентов записаны к одному врачу на одно время; врач вышел на больничный, клиент узнаёт об этом у входа. В Vetmanager администратор заполняет рабочий график персонала один раз: смены, отпуска, дежурства вносятся через Сотрудники → Календарь → График. Повторяющийся цикл копируется кнопкой «Копировать неделю». Режим «Пользователи в графике» показывает только работающих врачей. В пятницу с двумя дежурными на экране только два столбца, запись к отсутствующему врачу физически невозможна.
Конфликты расписания исключены на уровне интерфейса. График работы врачей ветклиники на месяц формируется без ежедневных правок в журнале — копированием недель.
Сеть клиник (3+ филиала, тариф Сеть)
Сеть из 5 ветклиник. Хирург принимает только в двух точках из пяти. Клиент звонит в любой филиал — администратор должен найти ближайший свободный слот именно у хирурга, не обзванивая коллег и не открывая несколько таблиц. В Vetmanager единый Календарь с фильтром по филиалу и врачу: в одном окне видно, в каких точках и когда есть свободное время у нужного специалиста. Медицинская карта пациента доступна в любом филиале без пересылки. Вся история визитов сразу перед врачом.
Запись клиента к узкому специалисту через любую точку сети — без обзвона коллег, без риска дублирования и без потери истории болезни при смене филиала.
Преимущества электронного календаря ветеринарной клиники
1. Нулевая вероятность «потерянной» записи через статусную воронку
Каждый визит проходит цепочку статусов: Запланированный → Ожидает → У врача → Принятый. Запись уходит в «Просроченные» в двух случаях: если администратор не перевёл клиента из «Запланированных» в «Ожидает», или если приём не был отмечен завершённым из статуса «Ожидает». В обоих случаях запись остаётся видна во вкладке «Просроченные» и требует действия. Ситуация «клиент был, в базе не провели» исключена без дополнительного контроля со стороны руководителя.
2. Управление очередью ветеринарной клиники в реальном времени
Вкладка «Ожидают» в модуле «Управление клиентами» обновляется сразу после того, как администратор направил клиента на приём. Врач видит список ожидающих пациентов, цель обращения и заметку от администратора, без необходимости уточнять что-либо устно или по телефону. Когда клиент входит в кабинет, врач или администратор переводит запись в статус «У врача». Это сигнал следующему пациенту в очереди.
3. График работы врачей ветклиники напрямую влияет на расчёт зарплаты
Смены, заведённые в Календаре, автоматически передаются в зарплатный модуль. Если клиника начисляет зарплату за смены, бухгалтер не сверяет бумажный табель с фактическим расписанием. Например, врач отработал 14 смен вместо плановых 16: разница отражается в расчёте автоматически, без ручного пересчёта. Ставка за смену подтягивается из настроек зарплаты каждого сотрудника при создании смены в Календаре.
4. Режим «Пользователи в графике» исключает ошибочную запись к отсутствующему врачу
Фильтр показывает только тех сотрудников, у кого есть смена в текущий день. При работе с несколькими врачами администратор не пролистывает пустые столбцы. Запись к врачу без смены невозможна, его столбца нет на экране. Этот же фильтр работает при настройке онлайн-записи: клиент видит только доступных врачей.
5. Запись нового клиента без прерывания телефонного разговора
Для временного клиента не нужно выходить из окна Календаря и переключаться в раздел создания карточки. Зелёный «+» прямо в форме нового визита открывает мини-форму с тремя полями: фамилия, имя, данные питомца. Запись создана, разговор завершён. Полная карта заполняется при визите: вручную через кнопку «Активировать» или автоматически при редактировании карточки клиента.
6. Контроль неявок без ручного мониторинга
Если клиент не пришёл на запланированный приём, запись автоматически переходит в «Просроченные» по истечении настроенного интервала. Администратор видит все неявки в отдельной вкладке и может перезвонить клиенту или перенести запись. Без этого механизма незакрытый приём оставался бы в списке «Ожидающих» и искажал реальную статистику загрузки клиники.
Вопросы и ответы
