Как учет товарно-материальных запасов увеличивает итоговую прибыль

Большинство директоров клиник знают, что товарно-материальные запасы (ТМЗ) – это вторая по величине статья расходов в ветеринарной практике; однако многие из них не могут справиться с управлением этой статьей расходов.

Правильное управление стоимостью товаров – это залог успеха ветеринарной клиники. Оно предполагает контроль доходов из различных центров получения прибыли, а также расходов и их соотношения. Необходимо знать, какие 20% товарно-материальных запасов генерируют 80% продаж, а также как вносить стратегические изменения и как эти изменения влияют на деятельность компании. При этом следует помнить, что такие изменения связаны не только с повышением стоимости услуг или товаров, но и с оптимизацией процессов, протоколов и процедур инвентаризации. Кроме того, необходимо обеспечить, чтобы члены команды понимали, как их действия влияют на управление ТМЗ.

3 ключевых фактора управления ТМЗ

• Вовлечение членов команды
• Отслеживание показателей
• Преобразование системы учета запасов

Если в ходе ревизии ТМЗ обнаружится хаос (например, препараты с истекшим сроком годности, одни и те же препараты, перечисленные под двумя или тремя разными названиями, цены, которые не покрывают расходы), менеджеру по управлению ТМЗ понадобится помощь. Сосредоточьтесь на 3-х ключевых факторах управления ТМЗ: вовлечение членов команды, отслеживание показателей и преобразование системы учета запасов. Каждый фактор влияет на остальные, поэтому каждому нужно уделять одинаковое внимание.

Действия по устранению хаоса в системе учета ТМЗ

• Определить сильные и слабые стороны по всем трем факторам.
• Разработать план действий по исправлению ошибок.
• Оптимизировать 3 указанных фактора для обеспечения контроля ТМЗ.

Команда

Управление ТМЗ – это не просто подсчет флаконов с лекарствами на полке. Здесь важна команда. Рассмотрите следующие вопросы:

• Кто входит в команду по управлению ТМЗ? Сколько в ней членов, один или больше?
• Кто руководит ею? Кто устанавливает правила и исправляет ошибки?
• Весь ли персонал клиники ознакомлен с основными принципами управления ТМЗ?

Рекомендуется, чтобы в команде по управлению ТМЗ было более одного человека.

С точки зрения эффективности предпочтительно, чтобы команда по управлению ТМЗ состояла не менее чем из двух человек. Это позволяет снизить риск упущений, ошибок или краж и гарантирует, что клиника не будет зависеть только от одного человека.

Знание требуемых задач

Члены команды должны четко понимать, что от них требуется при управлении одной из главных статей расходов компании. Подумайте о составлении должностной инструкции, в которой будут перечислены следующие задачи для координатора(ов) по управлению ТМЗ:

• Подготовка остальных членов команды
• Контроль текучести кадров
• Переговоры с поставщиками
• Заказ и прием ТМЗ
• Запасы
• Установление цен
• Контроль препаратов строгого учета
• Управление интернет-аптекой
• Контроль ограничений бюджета

Убедитесь, что члены команды имеют доступ к дополнительным учебным ресурсам и информации, необходимой им для успешного выполнения обязанностей (см. раздел «Ресурсы» в разделе «Ссылки»).

Подробное описание процесса

Координатор по управлению ТМЗ должен быть знаком со всеми нюансами учета ТМЗ; он должен знать, когда и у кого делать заказ, как устанавливать цены на товары, в каких единицах перечислять товары в системе управления клиникой (например, в таблетках, бутылках, инъекциях, в соответствии с тем, как это принято в центре получения прибыли) и что делать в особых случаях (например, покупка больших партий, программы поощрения поставщиков, подарки поставщикам). Такие процедуры и принципы должны быть подробно описаны и находиться в легкой доступности для облегчения подготовки новых членов и распределения ответственности между всеми членами команды.

Вовлечение всех членов команды

Это не означает, что каждый член команды имеет карт-бланш на заказ товаров; это означает, что все члены понимают, как осуществлять управление ТМЗ. Команда должна научиться распознавать нехватку ТМЗ и уведомлять координатора о необходимости заказа товаров. При посещении конференций члены команды должны знать, какую информацию о новых продуктах следует собирать и кто в клинике будет нуждаться в информации для принятия решений о заказе.

Вся команда должна пройти обучение по всем протоколам и процедурам управления ТМЗ, включая следующие:

• Какие препараты используются/не используются
• Когда новый препарат поступает в клинику или заменяет другой препарат
• Каких препаратов в данный момент нет в наличии и что делать, пока эта проблема не будет решена
• Как правильно документировать использование препаратов строгого учета
• Где были допущены ошибки при выставлении счетов на лекарственные средства
• Как избежать повторяющихся ошибок

Внесение изменений

Что имеет первостепенную значимость: координатор по управлению ТМЗ? Протоколы и процедуры? Должностные инструкции? Подготовка команды? Ответ зависит от текущих потребностей клиники в области управления ТМЗ.

Рассмотрим следующие примеры:

• Если координатора по управлению ТМЗ нет на месте, сначала составьте должностную инструкцию, а затем опросите членов команды, чтобы найти нужного человека для этой работы.
• Если при учете ТМЗ допущены ошибки, просмотрите процедуры и протоколы, при необходимости обновите их, сообщите команде об изменениях и введите правила в действие.

Каждый член команды участвует в управлении ТМЗ, поэтому все должны обладать всей полнотой информации.

Показатели для отслеживания ТМЗ

Для отслеживания ТМЗ требуется, чтобы команда определяла ключевые показатели, которые необходимо контролировать, собирала данные и использовала эти данные для информирования о протоколах, процедурах, ТМЗ, лечении пациентов и успехах клиники. Основными показателями и методами категоризации для отслеживания и управления ТМЗ являются КПЭ, себестоимость реализованной продукции и ABC-анализ.

Словарь

ABC-анализ – это метод деления ТМЗ на категории по степени их ценности для клиники и по итоговому уровню контроля. Этот метод используется для определения наиболее ценных товаров, которые составляют 20% ассортимента и 80% продаж. Цель ABC-анализа заключается в том, чтобы помочь координатору в управлении товарами, которые представляют наибольшую коммерческую ценность. Управление товарными запасами категории A отличается от управления товарами категории C (например, есть товары, без которых клиника просто не может обойтись, а есть те, которые можно заменить в случае их отсутствия). Важные товары в списке A требуют больше времени для мониторинга, чем элементы в категориях B или C.

• Себестоимость реализованной продукции – это затраты на материалы, используемые для предоставления услуг, и стоимость продукции, проданной клиентам.
• Ключевые показатели эффективности (КПЭ) – это показатели, часто получаемые из плана счетов бухгалтерского программного обеспечения, которые помогают определить прогресс клиники в достижении своих целей.

Сравнивайте получаемые данные с отраслевыми критериями и показателями эффективности клиники в течение всего периода ее работы. Помните, что хотя отраслевые критерии являются хорошей отправной точкой, результаты клиники могут быть лучше или хуже этих критериев, поэтому мониторинг эффективности клиники с течением времени также важен (см. Ресурсы и пробные образцы: критерии учета ТМЗ и советы по их отслеживанию).

При использовании отраслевых критериев учитывайте тип клиники (например, клиника для маленьких животных, клиника смешанного типа или специализированная), предоставляющей контрольные цифры. Каждый тип клиники имеет различный процент ТМЗ в наличии; хорошие показатели для одного типа могут быть слишком высокими для другого (например, клиника общего профиля и специализированная клиника). Следите за тенденциями на таких ресурсах, как PantheraT, Simmons & Associates и Well-Managed Practices, а также за исследованиями из АВМА и ААВБ (см. раздел «Ресурсы»).

Хотя управление ТМЗ не ограничивается одними лишь цифрами, цифры могут указывать на ошибки, которые необходимо устранить. Ошибки могут возникнуть из-за несоблюдения персоналом медицинских протоколов и процедур; например, если соотношение доходов и расходов падает ниже ключевых показателей, необходимо провести собрание и проанализировать процедуры заказа, ценообразование и коэффициенты оборачиваемости в год. С другой стороны члены команды могут не следовать протоколам или неправильно взимать плату за товары или услуги (например, не рекомендовать или не взимать плату за лабораторные тесты). Низкое соотношение доходов и расходов также может означать, что в клинике недостаточное количество ТМЗ для продажи. Рассмотрите возможность хранения запаса продовольствия – это может стать хорошим источником пассивного дохода.

Следите за цифрами, когда цифры отражают тенденции, отмечайте проблемные места для дальнейшего изучения.

Преобразование системы учета ТМЗ

Преобразование системы учета ТМЗ может принимать разные формы. С одной стороны, это может быть преобразование процессов. С другой стороны, это может быть связано с инвестированием в различные методы хранения или предоставления ТМЗ клиентам.

Процессы управления ТМЗ

Если у клиники возникают проблемы с ТМЗ, решением может стать пересмотр и преобразование соответствующих процессов (например, заказ, хранение, отслеживание, подготовка персонала).

Пример:

• Расходы на текущие процессы учета ТМЗ превышают доходы? Сколько времени уходит на управление ТМЗ каждую неделю (от чего зависит процент расходов на заработную плату)? Рассмотрите возможность использования сканеров штрих-кодов или определенных компьютерных программ для оптимизации процесса.
• Сколько времени уходит на фасовку лекарств и как часто этот процесс приводит к человеческим ошибкам? Попробуйте пересмотреть процедуры фасовки, исключить неэффективные действия, в ходе которых часто допускаются ошибки, и оптимизировать соответствующий процесс. Например, вместо того, чтобы требовать от персонала каждый раз обращаться к врачу, когда необходимо повторное получение рецепта, рассмотрите возможность документирования количества выдачи лекарственного средства по первоначальному рецепту, чтобы уменьшить количество времени, затрачиваемого на дозирование лекарств.

Доступность ТМЗ

В зависимости от проблем, с которыми сталкивается клиника, преобразование способа хранения и предоставления ТМЗ клиентам может быть необходимым. Какое количество товаров хранится на полках или на складе? Можно ли уменьшить это количество, чтобы освободить ценное пространство? Ключевым фактором является правильный коэффициент оборачиваемости ТМЗ и регулярная замена запасов, чтобы не допустить присутствия товаров с истекшим сроком годности на полках.

Учитывая высокую стоимость аренды помещений, может потребоваться также преобразование методов доставки. Интернет-аптеки могут упростить процедуры хранения и заказа, поскольку они позволяют иметь множество доступных лекарств без необходимости их физического хранения.

Оцените преимущества дополнительных технологий для мониторинга деятельности по учету ТМЗ и проинформируйте персонал о необходимых изменениях.

Заключение

Управление ТМЗ имеет решающее значение для ухода за пациентами и успеха в бизнесе. Мало того, что управление запасами является второй по величине статьей расходов, от него (вернее, от количества затраченного на него времени) также зависит заработная плата, на которую приходятся самые большие расходы. Помимо непосредственного влияния на итоговую прибыль клиники, управление ТМЗ также влияет на способность персонала успешно оказывать услуги пациентам. Чтобы обеспечить эффективное управление запасами, необходимо сосредоточиться на трех ключевых факторах: вовлечении членов команды, отслеживании показателей и преобразовании системы учета запасов.

ДЕЙСТВУЙТЕ

1. Создайте команду по управлению ТМЗ, состоящую как минимум из 2 человек, чтобы уменьшить риск упущений, ошибок или кражи.
2. Напишите подробные должностные инструкции для членов команды, чтобы они четко понимали свои обязанности.
3. Включите систему управления запасами в корпоративную политику компании и обучите каждого члена команды в рамках этой системы.