Общие собрания – находка или потеря времени?

Проведение общих собраний может быть довольно сложным занятием, а члены команды, как правило, посещают их без энтузиазма, возможно потому, что считают такие встречи пустой тратой времени, не приводящей ни к каким изменениям. Это, скорее всего, верно, если собрания не организованы и плохо спланированы. Они также могут быть дорогостоящими, когда учитываются потери производительности и стоимость труда, технологий и продуктов питания. Для того чтобы планировать и эффективно управлять собраниями, требуются навыки организации, общения и умение слушать. Такие встречи предоставляют прекрасную возможность для общения в команде, обмена идеями, решения проблем и определения будущих целей.

Вот 6 советов, исходя из опыта авторов, которые помогают максимально эффективно использовать команду, время и деньги.

1. Планируйте заранее

Сроки общих собраний должны быть тщательно продуманы и максимально согласованы (например, каждую среду в 13:00). Выберите день и время, которые лучше всего подходят для команды, и публикуйте расписание для всех собраний, что позволит членам группы планировать графики соответственно. Встречи могут проводиться еженедельно или ежемесячно, в зависимости от команды и потребностей клиники.

Цель состоит в том, чтобы иметь возможность встречаться в течение часа без перерывов, поэтому предпримите шаги, чтобы уменьшить или избежать помех, закрыв двери, отправив телефонные звонки на колл-центр или включив голосовую почту, а также скорректировав график приемов.

Клиенты понимают необходимость обучения в команде и будут корректировать время своей записи, когда они заранее узнают об изменениях графика. Поскольку члены команды уже работают много часов, обязательно избегайте планирования встреч вне обычных рабочих часов.

2. Подготовить повестку дня

Хорошо организованная повестка дня поможет контролировать собрание и обеспечить решение важных вопросов. Предоставьте членам команды возможность заранее предлагать пункты повестки дня, что может способствовать более продуктивным разговорам о проблемах. Члены группы также будут с меньшей вероятностью прерывать спикера и пытаться представить свои темы. Планируйте повестку дня короткой и емкой, чтобы дать достаточно времени для хорошего освещения каждой соответствующей темы.

Все, что вам нужно для рассмотрения на регулярном собрании команды, может быть изложено в следующих категориях плана.

• Текущая обстановка в клинике (например, события и изменения, происходящие в практике)
• Политика клиники и протоколы (например, обзоры, изменения или дополнения к протоколам или политике)
• Командообразование или непрерывное образование (например, протоколы безопасности) рассматривают возможность ротации командного состава и постоянного обучения, так как оба пункта могу занимать много времени.
• Инкубатор идей (например, критическое мышление или мозговой штурм по темам повестки дня для будущих встреч)

Готовьте повестку дня за несколько дней до собрания, чтобы члены команды могли подготовиться к нему.

3. Назначить координатора встречи

Координатор встречи необходим для того, чтобы следить за собранием, решать соответствующие вопросы, поддерживать импульс и следить за тем, чтобы все были услышаны. Эта роль может передаваться между членами команды, но имейте в виду, что не всем удобно проводить встречу, а некоторые могут не обладать необходимой квалификацией. Подумайте о ротации других обязанностей, связанных с собранием (например, заметок, координации закусок, корректировки графика), чтобы вся команда участвовала.

4. Определитесь с ожиданиями

Члены команды должны знать, чего ожидать и что ожидают от них на собраниях. Основные правила и руководящие принципы имеют важное значение. Начинайте и заканчивайте вовремя, настаивайте на обязательном участии, поддержании порядка и решении проблем, прежде чем двигаться дальше по плану. Для принятия решения или разработки плана необходимо определиться с действиями и сроками. Если не будут предприняты шаги для решения проблем, они будут появляться снова и снова.

Не уделяйте слишком много внимания конкретным вопросам отдела или департамента, которые не относятся ко всей команде. Эти вопросы лучше решать на коротком заседании отдела, в котором участники с большим вниманием воспримут информацию, относящуюся к ним.

5. Пишите протоколы совещаний

Подробные заметки о совещаниях являются важной частью последующей работы. Документируйте любые ключевые решения, действия и сроки, обратите внимание, кто будет отвечать за каждую задачу. В этой документации содержится информация, необходимая для членов команды. Также убедитесь, что они понимают политику, процедуру или поставленную задачу. Публикуйте или распространяйте заметки о встречах по всем членам команды, особенно тем, кто не смог присутствовать. Запись встречи также может быть полезна.

6. Оставайтесь на позитиве

Обеспечение продуктивности и позитивности встреч может быть вызовом, потому что часто необходимо решать сложные вопросы и темы. Команда не должна уходить, чувствуя себя обескураженной. Для поощрения позитивности рассмотрите следующие шаги.

• Баланс обсуждения сложных вопросов с позитивными позициями.
• Сосредоточьтесь на том, что происходит в клинике, в дополнение к обсуждению того, что не работает.
• Разделите истории успеха о клиентах, пациентах, членах команды и финансах.
• Всегда заканчивайте встречу на позитивной ноте (например, делитесь позитивными отзывами
  от клиента, достижениями членов команды, днями рождения).

Важность общих собраний

Командные встречи — это возможность для владельцев поделиться своими стратегическими целями для клиники с коллегами и членами команды. По словам исследователей, хорошая коммуникация и надежное финансовое управление приводят к прибыльности и росту. Спенсер Хюбнер и Карл Берг.

«Мы планируем проводить еженедельные встречи с менеджерами, [ветеринарами] техниками и регистраторами. Да, это большие потери по времени, но постоянная связь сокращает столько проблем, которые в конечном итоге стоили бы еще больше вашего времени. Кроме того, встречи помогают всем быть счастливее и улучшают заботу о ваших пациентах », — говорит профессор Брент Кук.

Другие встречи

Также важно найти время для встреч, которые охватывают темы, относящиеся к различным отделам и командам (например, административный состав, ветеринары, владельцы клиники).

Наличие плана для каждого типа собрания является ключом к достижению успеха.

• Командные встречи используются для обсуждения политики, протоколов, событий и проблем, которые влияют на всех в клинике.
• Отдельные собрания отделов — это возможность охватить конкретные вопросы и темы, относящиеся к этой области практики и ее команде. Если команда небольшая, в этом нет необходимости, потому что большинство вопросов можно рассмотреть на собрании команды.
• Совещания руководства могут использоваться для обсуждения вопросов управления (например, изменения в политике в области человеческих ресурсов, окладов, бонусов, ключевые показатели эффективности, проблемы с клиентами, новые инициативы).
• Ветеринарные встречи, как правило, призваны обсуждать медицинские проблемы (например, обзоры случаев заболевания, новое оборудование или варианты препаратов, проблемы с членами группы).
• На практических встречах с владельцами занимаются решением основных финансовых вопросов, возможностей и  будущими вопросами планирования.

Вывод

Цель каждой встречи должна заключаться в решении проблем, определении целей, изучении чего-то и составлении планов. Важно быть последовательными и все обдумывать, так как решения не имеют ценности, если их невозможно выполнить. Независимо от того, является ли это общим собранием, собранием одним отделом, ветеринарами или владельцами, надо взять на себя обязательство делать собрания сокровищем, а не пустой тратой времени.