Забыли выставить счет за услуги? СОФТ должен помочь

Убедитесь, что ваше ПО поможет вашей клинике устранить одну из самых распространенных причин снижения доходов.

Многие ветеринарные клиники по всей стране не досчитываются больших сумм из-за недоплаты, и это является серьезной проблемой. По оценкам некоторых экспертов, в среднем клиники ежегодно теряют более 64 000 долл. США на одного врача в год. Утрата такой огромной суммы не является следствием кражи, скидок или неспособности продать товары и услуги. Это прямой результат слишком распространенной привычки непреднамеренно пренебрегать оплатой клиентов за предоставленные услуги.

Нужны доказательства? Проведите небольшой аудит

Согласно аналитическому докладу Американской ассоциации ветеринарных больниц (AAHA), сделанному несколько лет назад, одной из крупнейших сфер, в которых клиники не досчитываются денег, являются диагностические услуги. Фактически, после проведения сотен проверок, ассоциация обнаружила, что в среднем ветеринарные клиники не выставляют счет за 17% своих расходов на диагностику. Другие сферы включают в себя анализ кала, сборы за проведение инъекций, повторные осмотры, цитоцентез под контролем ультразвука и забор крови. Прежде чем предположить, что в вашей клинике распространены подобные ошибки, проведите простой внутренний аудит счетов.

Выберите 10 случайных счетов, выставленных каждым врачом в вашей клинике за предыдущий квартал. Попробуйте собрать счета, покрывающие различные случаи, например, госпитализация, операции и амбулаторное лечение. Просмотрите соответствующую медицинскую карту по каждому счету и составьте список всех оказанных услуг и использованных продуктов. Затем сравните медицинскую карту со счетом, чтобы выяснить, заплатил ли клиент за:

• все оказанные услуги
• соответствующее количество дней или часов госпитализации
• сделанные инъекции
• всё количество введенных внутривенных жидкостей
• все анализы, даже если результаты были отрицательными.

Сравнив медицинские карты с соответствующими счетами, суммируйте пропущенные платежи и рассчитайте среднюю недоплаченную сумму по каждому счету. Каков результат? Вы можете заметить, что один врач чаще забывает включать в счет плату за те или иные услуги, чем другие, или что большинство случаев недоплаты связано с госпитализацией.

Помните, человеческие ошибки неизбежны, особенно в загруженной больнице. Рассмотрим следующий сценарий: клиент приводит собаку для ежегодного теста на сердечного червя. Когда ветеринарный техник сопровождает хозяина и его собаку обратно к стойке регистрации для оплаты счета, клиент спрашивает, можно ли постричь когти собаки. Техник выполняет эту процедуру, а затем провожает клиента. Только после того, как счет оплачен, а клиент уже уехал, техник понимает, что услуги за обрезку когтей так и не были включены в счет. Вы отправляете счет на 13 долларов для оплаты оказанных услуг? Или берете эти расходы на себя? Обрезка когтей ничто по сравнению с серьезной операцией, но все же это упущенная прибыль. И если ваша клиника постоянно не будет взимать оплату за небольшие, рутинные услуги, дефицит будет увеличиваться.

Как исправить данную ситуацию? Программное обеспечение и консультанты уже пытались это сделать

Не выставленные счета – это проблема, которая восходит к возникновению профессии ветеринара, так же как и неэффективные попытки ее исправить. Когда в клиниках велась бумажная документация и счета выписывали вручную, для каждого приема обычно составлялся путевой лист. Путевой лист был, по сути, отчетом обо всех услугах и продуктах, предлагаемых клиникой, а также о связанных расходах.

Когда пациент регистрировался, он носил путевой лист из кабинета для осмотра в процедурную, операционную и так далее. Врачи и персонал, обслуживающий пациента, обводили кружком выполняемые процедуры. Путевой лист затем отправляли на стойку регистрации в конце приема, чтобы можно было выписать надлежащий счет в соответствии с данными, указанными в листе.

Внедрение программного обеспечения (PiMS, системы управления клиникой, например Ветменеджер) позволило персоналу ветеринарных клиник создавать электронные счета. Однако самые ранние версии программного обеспечения не включали электронные медицинские карты и счета. В результате процедуры, зарегистрированные в медицинской карте, все еще могли быть пропущены в счете. Для борьбы с этим в некоторых больницах по-прежнему использовались путевые листы, в то время как в других сотрудники проверяли счета на наличие ошибок. Несмотря на благие намерения, эти процедуры были трудоемкими и неэффективными.

Многие клиники также обращались к консультантам по управлению, чтобы определить процентную долю оказываемых услуг, которые не были оплачены. Хотя такие проверки являются отличным инструментом, они не всегда улучшают процесс и позволяют избежать недоплаты в будущем. Вы можете предоставить эту информацию своим сотрудникам для ознакомления, чтобы эти ошибки больше не повторялись. Однако это предполагает, что ваши сотрудники не знают, что они должны брать с клиента плату за ту или иную услугу или продукцию, тогда как на самом деле чаще плата не взимается непреднамеренно. Часто сотрудники просто забывают или отвлекаются на другие задачи. Никакая подготовка не может предотвратить этот случайный недосмотр.

Программное обеспечение поможет решить проблему

Вместо того чтобы запускать трудоемкие процессы – менеджер перепроверяет каждый счет до того, как клиент заплатит – рассмотрите возможность обновления вашего текущего программного обеспечения для управления клиникой. Многие программы объединяют информацию о клиентах, финансовую отчетность и другие полезные функции в одной системе, чтобы помочь устранить ошибки.

(Примечание. В программе Ветменеджер реализован похожий функционал. Врач создает счет, а кассир при этом с другого  ПК видит созданный на клиента счет с перечнем препаратов/услуг и может его проверить и провести, взяв с клиента деньги. Или можно работать так: врач пишет в медкарте подробно, что было сделано,  а администратор уже составляет счет более дисциплинированно, чем врач, при этом имеет возможность добавить в счет товары из медкарты одним кликом).

Сделайте выбор в пользу программного обеспечения по управлению клиникой, которое могут использовать несколько пользователей в разных местах по всей клинике. Таким образом, вы сможете поместить планшет, ноутбук или настольный ПК в каждом кабинете для осмотра, которыми могут пользоваться ветеринар или ветеринарный ассистент на протяжении всего обследования. В результате каждая выполняемая услуга будет учитываться в системе до того, как пациент и клиент покинут кабинет. Некоторые виды ПО могут даже создавать планы лечения с оценкой расходов.

Прежде чем внедрить новое ПО, запросите демоверсию, чтобы изучить работу системы и понять, соответствуют ли ее функции вашим требованиям.

(Примечание: в Ветменеджере доступна тестовая бесплатная версия в течение 14 дней. Функционал ничем не отличается от платной версии, поэтому можно попробовать и оценить все возможности программы).

Будьте честны с представителями программного обеспечения в отношении не выставленных счетов, выявленных вашей клиникой, и позвольте им продемонстрировать, как их продукция может удовлетворить ваши конкретные потребности.

///Обсуждение этой темы среди Управленцев на форуме Ветмедикал ///