Почему “на листочках” не лучше: наглядный пример клиники “Ветус”


Наш специалист по настройке и обучению персонала Сергей Сокирко больше недели провел в Санкт-Петербурге, помогая клинике “Ветус” запустить работу крупного филиала в программе Ветменеджер. Далее расскажем о том, как прошло обучение, с какими трудностями пришлось столкнуться Сергею и все-таки о том, почему вести учет “на листочках” не проще.

Как было раньше

Клиника “Ветус” имеет два филиала, один из которых уже давно и успешно работает через Ветменеджер. А вот довольно крупный филиал на Веденеева работал по-старому, без специальной программы для учета. Использовали бумажные медкарты, куда подклеивали бланки специсследований; приходилось постоянно выискивать ту самую карту из множества; счета врачи передавали “на листочках”, а регистраторы их разбирали и оформляли.

У персонала, никогда до этого не работавшего с Ветменеджером, было много опасений, а еще непонимание, как работать в новой системе. Именно для этого пригласили специалиста. Мы понимаем, что запуск учета в клинике — всегда непростой процесс. Поэтому всегда готовы помочь, подсказать и дать правильный вектор дальнейшего развития.

Ветменеджер в клинике Ветус

Врачи быстро втянулись в процесс

Обучение врачей прошло быстро. Они освоили легкую процедуру создания медкарт в Ветменеджере, научились делать шаблоны для специсследований и всего в несколько кликов добавлять их в записи карты. Также освоили текстовые шаблоны и сразу их оценили. Теперь при одном и том же диагнозе нет необходимости каждый раз набирать одинаковый текст рекомендаций, назначений или процедуры лечения. Все уже готово, в текстовые шаблоны внесены даже необходимые препараты. Уже через три дня врачи полностью перешли на электронные медкарты, потому что это просто и удобно.

Ветменеджер в клинике Ветус

Персонал начал вести базу клиентов в Ветменеджере: теперь поиск пациентов осуществляется значительно быстрее, а вся их история хранится в программе и можно быть уверенным, что никакая запись не пропадет. Также в клинике была настроена сеть для передачи файлов с компьютера рентгенкабинета: снимки (как и прочие исследования) теперь сразу прикрепляются к карте.

Регистраторы: сопротивление, сменившееся удовлетворением

Большой пласт работы нашему специалисту пришлось провести с регистраторами: наряду с непониманием, зачем им учиться работать по-другому, стояла боязнь: а вдруг не получится или будет сложнее? Но все опасения развеялись быстро.
Первым делом в базу был занесен полный перечень товаров и услуг. Руководитель для регистраторов приобрел новый более мощный ПК, чтобы компьютер не тормозил процесс. С помощью нашего специалиста разобрались с системой ценообразования: составили ряд комбинаций из товаров и услуг — с их помощью упрощается и становится быстрее работа, а также можно быть уверенным, что выполнив какую-то процедуру и составив счет, сотрудник не забудет включить в него все необходимые расходные материалы, так как они уже в составе комбинации.

Освоив работу в программе, регистраторы уже через несколько дней отметили, что стало проще. “Листочки”, т. е. счета, которые раньше врачи приносили регистраторам для оформления, теперь создаются непосредственно врачами в программе. А регистратору остается лишь найти необходимый сохраненный счет и рассчитать клиента. Это ускорило работу регистраторов, что стало заметно уже на второй день использования программы.

Итак, персонал научился создавать счета, работать с кассами, освоил медкарты. Частично ознакомились и освоили возможность планирования и принятия пациентов по записи; как можно следить за очередью в клинике. На будущее оставили запуск склада — очень важный момент для работы. Склад позволит не только вести учет товаров, но и вовремя пополнять запасы медикаментов и следить за их сроками годности.

Как показывает практика, освоить программу за неделю возможно. И этих 7-ми дней вполне достаточно, чтобы сопротивление изменениям и нежелание чему-то учиться сменились удовлетворением и признанием, что на “листочках” по старинке не проще. Доказательство тому наглядное: еще никто из освоивших и внедривших электронный учет данных не вернулся к старой системе.