Воровство на кассе: обнаружить и пресечь

Сверяете ли вы ежедневно журнал выручки в программе, отчет по терминалу и Z-отчет, а есть ли у вас налаженный бизнес-процесс по закрытию и передаче кассы? Если да, то, скорее всего, эта статья не для вас. Если же не делаете этого или делаете от случая к случаю, рекомендуем уделить 10 минут вашего времени — возможно, это поможет сберечь ваши финансы. Сегодня мы хотим затронуть неприятную, но волнующую многих тему — как избежать воровства денег ответственных за кассу.

Почему кассиры могут воровать

Конечно, принимая сотрудника на работу, мы хотим ему доверять. Но не зря существует поговорка “Доверяй, но проверяй”. Ведь отсутствие проверок может спровоцировать нечестного на руку сотрудника на воровство и обман. Конечно, кассир может и случайно нарушить кассовую дисциплину: не выдать покупателю чек, случайно пробить не тот товар или не в том количестве. Но иногда это может происходить и намеренно. А это уже не просто неприятная ситуация, она может повлечь за собой снижение прибыли, ухудшение репутации клиники (ведь клиенты, заметив такое, попросту перестанут к вам ходить) и даже штрафы.

Что может сподвигнуть сотрудника на воровство? Причины могут быть разные. Но основные — это отсутствие контроля, соблазн (ведь через кассу ежедневно проходят крупные суммы), отсутствие проверок при приеме на работу (когда не выясняют историю предыдущих мест работы).

Также влияет два психологических фактора:

не была разъяснена ответственность и не было подписано соглашение о полной материальной ответственности за деньги в кассе;
и второе, если кассир знает, что собственник сам скрывает выручку (например, дает инструкцию, чтобы кассир не всегда пробивал чеки для снижения налогов).

Борьба с воровством — это комплексная работа, направленная на создание системы самоконтроля и контроллинга со стороны руководства.

Популярные схемы мошенничества и пути решения

Все схемы можно разделить на 3 основных:

взять больше денег с клиента, а зафиксировать в кассовых документах меньше;
взять с клиента деньги и зафиксировать их в кассе, но после ухода клиента сделать возврат по кассе и забрать наличку себе;
спутать кассовые проводки так, чтобы наличные деньги пробивались как безналичные, в надежде, что собственник не сводит выручку по безналу с кассой.

Давайте рассмотрим данные схемы c их вариациями детальнее.

Взять больше денег с клиента, а зафиксировать в кассовых документах меньше

Кассир может провести счет в Ветменеджер, но отключить фискальник или отключить связь в момент печати и не напечатать чек клиенту, взять деньги себе. Это кассир будет делать в том случае, если он знает, что собственник или руководитель принимает выручку только по z-отчету (чек закрытия смены) из онлайн-кассы (фискального регистратора).

Как этого не допустить? Важно наладить кассовую дисциплину инструментами Ветменеджера и принимать выручку не только по z-отчету но и по Журналу выручки из программы, который формируется при закрытии кассы (в нем будет вся выручка — наличные и безналичные), и не важно, пробил кассир чек или нет — там будет все и если будет расхождение, вы это увидите и забьете тревогу. А у кассиров будет меньше желания “мудрить”.

Взять с клиента деньги и зафиксировать их в кассе, но после ухода клиента сделать возврат по кассе и взять наличку себе

Кассир может провести счет в Ветменеджере и чек на фискальном регистраторе, отдать клиенту чек и взять деньги. Потом отменить (откатить) счет и сделать возврат прихода на фискальнике. И тут возможны варианты: он может вообще взять деньги себе и так и оставить счет отмененным. А может изменить счет, уменьшив в нем количество каких-то позиций, и пробить его опять, но уже с меньшей суммой. А разницу взять себе. Такое обнаружить непросто, так как и по онлайн-кассе (фискальнику) и в кассе Ветменеджер сумма выручки будет сходиться. Все как бы верно, но деньги украдены.

Как этого не допустить? Тут есть несколько вариантов:

Во-первых, важно проверять “Журнал выручки” в Ветменеджере и смотреть все возвраты. Если много возвратов у какого-то кассира, нужно проверить первичный счет и измененный. Что в нем меняется? Если измененные счета постоянно идут с уменьшенной суммой, это уже звонок, что тут могут быть махинации и надо серьезно разбираться.
Во-вторых, можно не давать права на откат кассирам. В случаях, когда действительно нужно отменить счет, пусть они обращаются к главным администраторам или другому ответственному сотруднику, чтобы без их ведома никто не смог откатить счёт.

Спутать кассовые проводки так, чтобы наличные деньги пробивались как безналичные, в надежде, что собственник не сводит выручку по безналу с кассой

В данной схеме кассир может провести счет в Ветменеджере и при выборе метода оплаты выбрать оплату картой и провести счет, как будто его оплатили картой или частично картой, а по факту взять наличные деньги. Многие собственники проверяют кассу только по Z-отчету фискального регистратора, и там все будет сходится. Бывает, что собственник не проверит, сколько денег пришло в Банк по эквайрингу и сколько взял кассир денег по картам. И вот из-за того, что такой проверки не происходит, кассир может этим воспользоваться.

Как не допустить? Периодически сверять суммы, пробитые в кассе по безналу, с тем, что приходит в банк по эквайрингу, и разбираться, когда есть расхождения.

Журнал выручки

Мы несколько раз уже акцентировали ваше внимание на важности проверки журнала выручки в Ветменеджер. Давайте разберем подробнее, что это такое и как им пользоваться.

Журнал выручки в Ветменеджер — это PDF-документ, который формируется при закрытии кассы.

При каждом закрытии кассы формируется Журнал выручки

В Журнале выручки подробно показаны:

все операции в кассе с момента прошлого закрытия (в том числе и возвраты);
выручка по кассе с разбивкой на наличные и безналичные;
суммы приходных/расходных ордеров;
возврат аванса (наличными/безналичными).

Выгрузив (или открыв в браузере) данный журнал, вы можете сравнить суммы выручки по нему с наличкой в кассе, а также тем, что показывает Z-отчет. Безналичные средства из отчета с гашением необходимо сравнить с отчетом по терминалу и журналом выручки.

Если все правильно и корректно, цифры должны сходиться.

Что обязательно должно быть в клинике, чтобы воровство было сведено на нет?

Подписанное соглашение о полной материальной ответственности

По умолчанию кассир несет частичную материальную ответственность. Это значит, что он должен возместить ущерб на сумму не больше своей среднемесячной зарплаты. Чтобы кассир полностью отвечал за возможный ущерб, организации нужно подписать с ним отдельный договор о полной материальной ответственности. По этой ссылке можно найти текст соглашения и разъяснение об этом детальнее.

Налаженная кассовая дисциплина (об этом подробнее ниже)
Желательно наличие HD-камер на кассе, где буквально видно, сколько денег берет кассир. Хранить такие записи лучше минимум 2 недели, а то и дольше.
Ежедневная (или частая) сверка

Каждую смену необходимо сверять сумму наличных в кассе, отчет по терминалу эквайринга, журнал выручки программы и Z-отчет.

Все цифры должны сходиться!

Важно, чтобы этим занимался и сам кассир. Зная, что вы все перепроверите, пусть он вначале озаботится тем, чтобы все сходилось. Вы увидите, что какие-то нестыковки будут появляться очень редко. Ведь он отвечает за кассу своими деньгами!

Еще важно: объясните кассирам, озаботьте их цифрами: все должно сходиться и это их головная боль, а не ваша! (можно это соединить с подписанием соглашения о материальной ответственности).

Собственник может выбрать одного человека из коллектива, поставить его главным кассиром, который принимает кассы ежедневно или проверяет цифры, а вы уже можете делать это периодически, когда принимаете выручку от главного кассира.

Варианты построения бизнес-процесса контроля касс, передачи касс и сверки выручки

1 вариант — Имеется одна операционная касса, которая передается от одного кассира другому путем передачи ответственности за кассу. И вся сумма и ответственность передается вместе с кассой.

Какой механизм:

В конце смены в Ветменеджере создается документ «Закрытие кассы» (при этом печатается Z-отчет на фискальном регистраторе), после касса передается другому ответственному путем создания документа «Передача кассы». Вместе с передачей кассы предыдущий ответственный передает Z-отчет и отчет по эквайрингу, чтобы все документы по кассе сходились с фактом.

Периодически собственник или ответственное лицо (например, бухгалтер) принимает выручку у кассира (ответственного на тот момент) и проверяет балансы. Потом забирает деньги и создает документ «Перевод денег в другую кассу» (передает средства из операционной кассы в свою кассу с типом «Cейф»). В операционной кассе после этого остается только баланс на сдачу. И все повторяется по кругу.

В этой схеме важно, чтобы проверяющий (тот, кто принимает выручку) показал, что он проверяет все цифры и смотрит еще и баланс по эквайрингу, сверяя это по факту с банком.

Плюсы:

Каждый кассир будет проверять предыдущего.

Минусы:

В кассе может накапливаться большая выручка от налички. Если клиника не круглосуточная, то возникает вопрос, кто будет принимать выручку на следующий день, ведь кассиры не пересекаются. На кассе может быть остановка, если кассиры будут разбираться, если что-то не сходится.

2 Вариант (вариация первого)

Весь механизм такой же, как и в первом варианте. Но каждый раз после окончания смены ответственный кассир закрывает кассу и делает документ передачи денег из операционной кассы в «Сейф», ответственность за которую несет собственник (или главный бухгалтер). Далее кассир формирует документ передачи ответственность за кассу на следующего кассира.

В данной схеме фактическая выручка (деньги) еще в руках у кассира и он должен иметь физическое место, где хранить ее безопасно для себя и для вас. Это может быть сейф, ключи от которого передаются от кассира к кассиру. Или для этого можно использовать небольшие кассовые боксы с ключами: каждый бокс — это личный бокс кассира, который кладет туда выручку и отчеты по кассам. Когда наступает момент отчитаться за выручку, он берет бокс и передает все это собственнику или проверяющему вместе с документами и отчитывается.

3 вариант c отдельными кассами с типом «Сейф» для каждого кассира

В этом варианте есть одна операционная главная касса, а также несколько дополнительных касс с типом «Сейф». За каждым кассиром закреплена одна касса типа «Сейф» и выдан бокс с ключом. Операционная касса передается в программе от одного кассира к другому через закрытие и передачу кассы, но после каждой смены кассир передает всю выручку в свою кассу с типом «Сейф», а деньги кладет в бокс и закрывает на ключ. Потом боксы помещаются в сейф. Когда наступает время сдачи касс (как удобно руководителю или бухгалтеру), кассиры сдают кассу из своих боксов и отчитываются по тем закрытиям касс, которые они производили. Руководитель проверяет соответствие наличных и безналичных журнала закрытия смен с тем, что пришло в банк.

4 вариант — у каждого кассира отдельная операционная касса

Каждый кассир на своей смене принимает оплаты только в свою операционную кассу и хранит выручку в боксе, а потом и в общем сейфе. Выручку сдает по расписанию собственника. Тут есть один плюс: так как касса операционная у каждого кассира своя, не надо заниматься передачей, и все документы, которые относятся к этой кассе, соответствует тому, что он сдает из своего бокса, включая баланс.

Пример использования функционала Кассы для разграничения потоков и контроля

Разберем ситуации, когда при проверке выручки цифры не сходятся

В журнале выручки цифры больше, чем в фискальном регистраторе.

Это значит, что какой-то чек или чеки не прошли по фискальному (а, соответственно, не попали в ОФД). Для перепроверки вы можете зайти в Кассы — вкладка “Фискальный регистратор”, выделить строку с фискальником и нажать “Просмотр”. Если какие-то чеки не прошли, то в данной вкладке они будут отображаться со статусом “Ошибка”.

Статус “Ошибка” означает, что при проведении счета в программе чек не прошел на фискальный регистратор, а также в ОФД. Это может быть по разным причинам (среди них и объективные, не зависящие от кассира — например, пропадание интернета, а вместе с ней и связи с фискальным регистратором в момент проведения счета). Что делать в случаях, если фискальный регистратор не печатает чеки, описано в данной инструкции.

На каждую продажу должен быть чек. Онлайн-касса не просто выдает его, но передает данные в ОФД, а тот, в свою очередь, в налоговую. Даже если ваш кассир не специально не пробил чек на кассе, такие ошибки надо своевременно находить и исправлять.

Если же наоборот: в отчете фискального регистратора сумма больше, чем в журнале выручки программы, это может говорить о какой-либо ошибке в самом фискальном регистраторе. Тут уже можно задействовать техподдержку и разбирать каждый конкретный случай.

Не сходятся суммы наличных и безналичных.

Обычно, если наличных больше/меньше на сумму безналичных, то, скорее всего, в данном случае просто при оплате перепутали и указали не тот тип оплаты. То есть клиент дал наличными, а провели как безналичными, или наоборот.

Если суммы безналичных сверяются не каждую смену, а раз в неделю или реже, недобросовестные сотрудники в этом также могут найти лазейку для мошенничества. Например, брать с клиента наличные, а счет проводить безналом. Деньги в карман, а там, глядишь, и не заметят недостачу безнала.

Запомните: чем реже вы будете все сверять, тем тяжелее будет найти несоответствие и его причину.

Если же случайно перепутали тип оплаты, то лучше это исправить в текущую смену, до закрытия кассы. Как это сделать, объясняем здесь.

Объясните кассирам, как они могут во время своей смены мониторить балансы, которые есть по безналичным и наличным оплатам, чтобы своевременно обнаруживать ошибки.

В кассах в Ветменеджере после каждой оплаты обновляется Итого по наличным и безналичным. Мониторить это можно в разделе Кассы — вкладка Операции, выбрав нужную кассу. Кассир должен время от времени мониторить этот баланс, сверяя суммы с терминалом и Х-отчетом фискального регистратора.

Важно! Х-отчет (на фискальнике) или отчет без гашения показывает количество продаж и суммы наличной и безналичной выручки с момента открытия кассовой смены на фискальном регистраторе. X-отчет можно печатать неограниченное количество раз, чтобы сверить сумму денег в кассе.

Кассиры должны иногда сверять балансы в своей кассе в Ветменеджере и Х-отчете!

Вот так выглядит Х-отчет

Распечатать Х-отчет можно из программы Ветменеджер, из вкладки Фискальный регистратор:

Наличных по факту больше, чем в журнале выручки и Z-отчете.

Это значит, что деньги с клиента взяли, но по программе счет или внесение аванса не провели. В такой ситуации нужно проверять все счета, оплаты, возможно случайно забыли провести какой-то счет и он остался в статус “Отложен” либо же провели счет “В долг”, хотя с клиента получили всю сумму.

Мы не можем утверждать, что в каждой из описанных ситуаций, это была попытка воровства из кассы. Но мы точно уверены, что частые проверки сведут на нет даже мысли о таких проступках.

И еще важный момент. Можно объяснить врачам, чтобы они проверяли периодически свои счета (например, на предмет ошибок кассира), и тогда будет такая ситуация, что за счетами смотрят много разных людей. А чем больше людей наблюдают за процессом, тем меньше возможностей будет сделать что-то не так (например, не так-то просто будет взять и откатить счет или пробить в нем что-то нет).

Надеемся, наша статья была полезной. Резюмируем все вышесказанное. Итак, не пренебрегайте проверками: чем чаще и тщательнее вы будете сверять суммы выручки, тем реже будут появляться какие-либо недостачи. Подписывайте с кассирами соглашение о материальной ответственности и опишите им понятный алгоритм сверки выручки. Организуйте работу так, чтобы за процессом наблюдало больше людей, это позволит как избежать ошибок, так и минимизировать случаи воровства.

Не пренебрегайте этими советами. Ведь это ваши доходы и репутация клиники.